Column

2022.06.07

仕事ができる人とできない人の違いとは？

今さら聞けないタスク管理の基礎基本 ワンネス経営を導入してくださっている企業の皆様に向けて、月に1回の1on1（メンタリング）を行っています。 4月から部署が変わったり、メンバーが変わったりと変化がある中、最近よく聞くお悩み・共通した課題を見つけました。 フラップスプランの笑顔担当。一児の母。歌を愛し歌に愛された女。 働く人のサードプレイスとしてワンネス経営アシスタントトレーナー＆毎月50名のメンタリングを担当。東京マラソン2023でサブ4達成！ 投稿一覧へ お悩みあるある３選の発表です！ その１　目の前の業務に追われてしまう！その２　何から手をつけていいか分からない！その３　就業時間内に業務がなかなか終わらない！ その結果っ！ がんばってるはずなのに成果がいまいち出ない！！（せつないっ！！） そして、決め台詞は・・・「時間がない！！！」（いよっ！めっちゃよく聞く！） 新入社員からマネージャー・経営幹部メンバーまで表現の仕方や業務の中身は違えど、共通して多い課題。 それがタスク管理！ 自信を持って効率的に管理できている！と言える人は少ないようです。 今回は、ワンネス研修でもお伝えしている時間管理の重要性、タスク管理の方法についてご紹介します。 タスク管理とは？ この記事を書くにあたって改めて、自分でも勉強してみようと思い「タスク管理とは？」から調べてみました。 文字通り、 タスクを管理すること。以上。 いやいやいや。 タスクってなに？ 課された仕事。課題。 コンピュータで処理される作業の最小単位。ジョブ。 だ、そうです。 つまり、タスク管理とは、 ある仕事を完遂するために必要な業務を洗い出し、重要度や優先順位を設定し、日々業務を進めること。 と言えます。 コロナ禍のテレワークの急速な普及により、オフィスにいなくてもタスクを自己管理し、情報を共有できる環境が今まで以上に求められるようになりました。 実際、【タスク管理】と検索すると、効率的に管理するT O D Oリストや進捗管理ツール、チャット機能やスケジュールと連携できる便利ツールなど、数々のI Tツールがラインナップされています。 業務効率化をはかるためタスク管理ツールが注目され、多くの企業が導入していることが分かります。 しかし、どれだけ道具が充実していてもそれを使う人が使い方をよく分かってなかったら意味がありません。 次になぜタスク管理が必要なのか考えてみました。 なぜタスク管理が必要なのか？ タスク管理、その目的は？と考えてみると、 個人が担当している目標を達成し、 できてない部分をチームメンバーが協力できるように、 メンバーの進捗状況を正しく把握し、チーム全体の目標を達成させるため と、言えます。 つまり、目標達成に向けて部署やチームのマネジメントにおいてもタスク管理は必要不可欠なのです。 タスク管理を行うことで、 抜け漏れがなく、 効率の良い業務の遂行 が可能な状態を作るのです。 やはり、ただツールを導入するのではなくて、共通認識を持つことが重要だと思いました。 みんながバラバラなマネジメントをしていたら成果が出ないのと同じで、タスク管理の方法を共通にすること、同じ認識で共有することがとても大切ですね。 その中でも、実際に仕事をしていて感じるのは、仕事の優先順位を明確にすることが、とても重要で難しいということです。 わたし自身、やることはあるのに、何から手をつけたらいいの？となった時に、一番不安になってパフォーマンスが落ちる。という体験がありました。 そこで、改めて自社内のタスク管理を見直そうと勉強会をしてもらい、学んで実行したところとても充実してきたのでご紹介したいと思います。 タスク管理の４ステップ それではここからは私たちフラップスプランで実際に行っているタスク管理の方法をお伝えしていきます。 私はこの方法を習ってから仕事が少し楽しくなってきました。 以前はやらないといけない事が頭の中にたくさんあるんだけど今何をすればいいかと言うことに対してとても不安を感じてしまっていました。 この方法であれば新入社員の方から管理職の皆さんまで 頭の中を整理して思考スッキリ行動バッチリの状態を作ることができるのでは？と思っています。 その手順がこちら！ Step１　タスクを書き出すStep２　時間の見積もりをするStep３　優先順位を決めるStep４　週間スケジューに落とし込む Step１　タスクを書き出す（ぶあーっと書き出す） まずは今やらないといけないことを全て書き出します。 ここに制限を持たせてはいけません。 とにかく 今やらないといけないと感じていること やりなさいと言われていること やった方がいいなと思っていることなど 気にせず全てを書き出します。書き過ぎぐらいでちょうどいいです。 その際のコツとして「今不安な事は？」自問をしてみてもいいかもしれません。 Step２　時間の見積もりをする（慣れないうちは思っている倍） 次にそのタスクに対して一体どれくらい時間がかかりそうか？をざっくりでいいので書いていきます。 2時間を超えるものに関してはさらに細分化をしていきます。 タスクの右に書いていくのをおすすめします。 この時間見積りがやったことがない場合、少なすぎたり、多すぎたりするのです。 経験者に教えてもらって目安を教えてもらうといいかもしれません。 Step３　優先順位を決める はい！タスク管理のハイライトがこちらです！ すごく難しくてここが不明確なことが理由で道に迷うことがよくあります。 ワンネス研修の中で「仕事ができる＝正しい優先順位がつけられる」と習いました。 この図にあるように緊急重要なタスクの左側にAと書きます。緊急重要とは締め切りのある自分にしかできない業務です。 そして緊急ではないが重要なタスクにはBと書きます。 緊急ではない重要なこととは締め切りがない自分にしかできないことです。いますぐ求められているわけではないが着手しておくことでこの先さらに良くなること。例えば、健康づくり、商品の改善や未来の計画などがこれにあたります。弊社の福永がよく言ってますが、「Bタスクに時間をかけることが人生を前に進める秘訣」だそうです。 さらに、人にお願いできることにCとつけていきます。 そして、そのアルファベットの右に本当の優先順位をつけていきます。 A１、A２、B１、B２、という具合です。 これを読んでくださっている方が管理職の方や一人前のプレイヤーであれば自分自身で優先順位をつけて構わないと思います。 しかし、わたしもそうですが、まだまだタスク管理に慣れていらっしゃらない方はここを上司に相談することがとても望ましいと思います。 なぜなら、ついつい、すべきこと、めんどうくさいこと、大変なことを後回しにしてしまうからです。だって人間だもの。 人間は簡単なこと楽なこと好きなことから着手してしまう。この人間の真実を受け止めて優先順位を考えていくと、本質的な時間の使い方の改善につながっていくのだと思います。 Step４　週間スケジューに落とし込む ここまで来ればもう安心です。 ここまで上げたタスクを今度は週間スケジュールに記入していきます。 オススメなのはバーチカルタイプの手帳です。 ちなみに弊社ではオリジナルのこのような形のものを使用しています。 この時のポイントが着手日を決めるということ。 締め切り日から逆算して、いつ着手するかを書いていきます。 ついつい締切日にとらわれがちで、（あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ）と頭の隅っこにあることが一番集中できないない。つまりパフォーマンスが落ちる原因です。 だからこそ「いつ始めるかを明確にする」そうすると、その時まで忘れていいのです。この忘れていい、が今ここに集中するためにとても重要だと感じています。いつ始めるかを決めるからマインドがフルネスするのです！ まとめ 時間を制するものは目標達成を制する。 1日24時間はみんな平等に与えられています。 「時間がない！」は自分の能力がない！と言っているのと同じ。かなぴー どんなにI Tが進化しても実行するのは人間！私たち自身だーーーーーー 目標達成に向けて、もう１度タスク管理から見直してみてはいかかでしょうか？ きっとこの力は仕事だけではなくプライベートにも活かせるはず。 わたしもコツコツ積み上げて時間とタスク管理の達人を目指します！ そして！ この記事を読んでくださった方に弊社で使用中の週間管理表を差し上げます！ 下記からアクセスアクセス！ 週間管理表のダウンロードはこちら↓↓↓週間管理表ファイルを手に入れる 週間管理表をさらに活用するために！ ワンネス経営®︎の公式ラインでは生産性が高く強いチームづくりの情報を定期的に配信しています。 目標達成や時間管理のポイントやコツを紹介中です。週間管理表とセットで活用していただける内容になっていますので是非ご登録ください！ 事務局：スズキヒラク ワンネス経営®︎公式LINEを追加！

2021.09.23

不安や恐れの解消法！もやもやを吹き飛ばす３ステップ

突然ですが、今あなたが不安に思っていること、怖いなと感じていることはどんなことでしょうか？ 小さな不安が沢山ありますか？それとも、ひとつの大きな恐れがありますか？ きっと皆さんそれぞれ大きさも形も違う、悩みや恐れがあると思います。 だって人間だもの。（笑） 今回はこの「不安」や「恐れ」とどのように向き合うと良いのだろうか？というお話しです。 もしかしたら、あなたの「不安」や「恐れ」を解消するお手伝いができるかもしれません。 是非読んでみてください！ 大学卒業後、ヘルスケア業界で1000名以上のトレーナーを育成。 セールス下手でも日本の隅々にまで展開することに成功。 好きで得意なことで役に立つと自分も周りも幸せだ。と確信する。 その後、独立起業。インナーブランディングの専門家として活動中。 趣味はトライアスロンだが走るのは嫌い。サウナとバスケ観戦が好き。 焼肉の部位はハラミ。フラップスプランの代表。 投稿一覧へ 不安と恐れの正体は… そもそも不安とは？恐れとは？要するになんでしょうか？ 今実際に、あなたの心をざわつかせているものを思い浮かべてみてください。 失敗？病気？借金？お化け？　え、奥さん？？？ いくつかある中でも、きっとその共通点は「自分の身体または心（特に自尊心）が危機にさらされる可能性があること」ではないでしょうか？ 「身体の危機」がある場合はどうにか対応しなくてはいけませんが、きっとそれはブログ記事では手に負えないことがほとんどでしょう。 今回は「心の危機」についてです。 この「心の危機」のことを、私たちは「不安」や「恐れ」と言っています。これがあるとなかなか前に進むことができません。 共通点が「心の危機」だとわかったところで、今度は時間軸で考えてみてください。あなたの抱えている不安は「今」のことでしょうか？ 『ちょうど今、失敗してる最中だからすごい不安！！！』 笑。なんだか違和感があります。 「不安」や「恐れ」とは、未来を想像した時の産物です。 もっと平たく言うなら、未来のことは「よくわからない」から不安なのです。 「定義する」ことが不安や恐れを解消する第一歩 「よくわからない未来」が不安の原因ならば、先に「決めて」しまえばいいのです。 「よくわからないもの」を「わかるもの」に変えてみましょう。 不安なら、決めてしまおう、ホトトギス。です。 不安や恐れを解消する最初の一歩は「言葉の意味を決めること」つまり「定義する」ことが大切なのです。 ※ミーティングなどで「まず定義しちゃいましょう」と共通言語で使えるといいですね。 ちなみに私の師匠は類義語「不明確を明確にせよ」を使用していました。 ※ちょっとニュアンスが違う使い方もするので同義語ではない。 定義する→因数分解→行動で不安を吹き飛ばす 「定義する」ことがどのように不安を解消していくかを具体例で考えてみようと思います。 例えば、「お客様へ新商品のプレゼンをする」という場面があったとします。けっこう緊張して、「うまくできるかな、、」「失敗したらどうしよう、、」と不安も大きくなりますよね。 では「お客様へ新商品のプレゼンを成功させる」を定義してみると。「上手に商品の魅力を伝えること」だとします。 ※この定義が合っている間違っているというのは、大して問題ではありません。 ここから「上手に商品の魅力を伝えること」を因数分解してみましょう。 ▼商品の魅力を完璧に理解する。▼相手の前で緊張しないで話すことができる。 ぐらいでしょうか？ 因数分解のコツは、【行動レベルの項目まで細かく】することです。 --------------------------------------------------------- ▼商品の魅力を完璧に理解する・実際にその商品を使いこむ・使用者に魅力をヒアリングする・ノートにまとめ、移動中に読み込む --------------------------------------------------------- ▼相手の前で緊張しないで話すことができる・普段の話し方から意識をしてみる・発声のトレーニングをする・上手な先輩に聞いてみる --------------------------------------------------------- ここまでして人は初めて「よしやってみよう！」と行動に移すことができます。 この状態になると、「うまくいかなったらどうしよう」という不安よりも「うまくいくために頑張ろう！」という気持ちに変わってくるはずです。 定義する→因数分解する→行動に移すこの３ステップで不安を吹き飛ばしていきましょう！ まとめ 今回は不安や恐れの解消法をご紹介しました！ポイントは【よく分からないこと】を【よく分かる】ところまで分解して行動レベルまで落しこむことです。 定義する→因数分解する→行動を決める ここまでして人は行動に移すことができるようになります。 こんなの当たり前すぎて…と思ったあなた！ 知っててもできている人は少ないですよ。 人に対してはもちろん、自分自身に対しても。 これから先、漠然として不安を感じた時には、ぜひ定義することから始めてみてください！ またあなたの周りに、不安や恐れ押しつぶされそうな部下や同僚がいたら是非この方法をお伝えください。３ステップで前向きに捉えることができるかもしれません。 それでは！ 学びを忘れずに継続するために 気づいた事、学んだ事を忘れていってしまうのはとても勿体無い事です。 ワンネス経営®の公式LINEではチームの生産性を上げる方法やマネジメントのコツについて定期的に情報発信を行っています！ 継続可能で実践的な学びを公式LINEから受け取ってください！ 事務局：スズキヒラク ワンネス経営®︎公式LINEを追加！

2022.12.15

コツコツ継続のコツ 2023

2022年も残すところ16日！（えーーーーーー！）弊社は28日に大掃除をして仕事納めなので、営業日でいうとあと、9日！（ええええーーーーー！絶叫） 今年もアシスタントトレーナーとしてワンネス経営研修を何周り受講したのでしょうか。 依存・自立・相互依存♪と、夢にはまだ出てこない今日この頃です。 さて、今年も振り返りのお時間がやってまいりました！ 2022年を迎えた時に立てた目標を覚えていますか？ いくつ忘れていて、どれだけ達成できましたか？ 他力本願寺の住職ならぬ、三日坊主さん必見！！！！！！← 2023年の目標を立てる前に、ぜひ読んでいただけたら嬉しいです。 フラップスプランの笑顔担当。一児の母。歌を愛し歌に愛された女。 働く人のサードプレイスとしてワンネス経営アシスタントトレーナー＆毎月50名のメンタリングを担当。東京マラソン2023でサブ4達成！ 投稿一覧へ なぜ三日坊主になるのか？ わたくし、何を隠そう「他力本願寺の三日坊主さん」でした。 目標を立ててもなかなか辿り着けない とにかくコツコツ継続するのが苦手 最後は人頼み、もはや神頼み 人はなぜ三日坊主として出家してしまうのか？ ここはひとつ、三日坊主って何ぞや？から理解してみましょう。 三日坊主 あきっぽくて何をしても長続きしないこと。 修行に耐えられず、三日で還俗（げんぞく。一度、出家した者が、再び俗人に戻ること）をしてしまう僧侶の意から。 「三日」は、きわめて短い時間のたとえ。 決めては飽き、飽きては忘れ、忘れては目標を立て・・・ アホなのでしょうか。 この負のスパイラルから抜けて目標達成するために大切なのは。 1.強い動機を作ること やらされではなく、やりたいと思える目標を持つこと！ 特に、◯◯したい！という動機より、●●になりたくない！の動機の方が人間は強いです。具体的には、痩せて素敵と言われたい。より太ってデブと言われたくない。が強いのです。なので、そこそこの状態からさらにがんばることが一番難しいと言われています。 つまり最良の敵は良。 2.かしこく努力すること こんなに頑張ってるのに！なかなか成果が出ないと苦しくなります。 実は無駄な労力や努力になってることがよくある！（ありすぎる。泣） がんばっても報われないのが挫折の一番の原因。この根本原因をなくすためには、お手本を決める、時間を管理する。など、かしこく努力する必要性があります。 3.継続力 どれだけ素晴らしい取り組みでも、すぐにやめてしまったら絶対に効果はありません。どこかの偉い人が言っていました。本物の力とは継続していることだけだ。と。言ってることよりやってることが本物だ。と。継続できない原因は飽きる、舐める、サボるのどれか。気合と根性ではなく、仕組みで解決することがとても大事です。 この3つがとても大事なんだそうです！ その中でも今回は継続力についてお伝えします。 わたしが実際にやってみて成功した作戦を大公開！ コツコツ継続大作戦 大作戦１朝活を継続するためには、完璧主義を手放すべし！ 昨年2021年、毎日1時間ランニングをする！という目標を立てて、もがき苦しみまくった水越選手。 なぜなら、 毎日！ 1時間！ ランニングをする！ この3つが完璧にできないと意味がない！と思い込んでいたからです。 雨が降って今日はできなかった。 朝、起きれなくて30分しかできなかった。 体調が悪くて走れなかった。 続ければ続けるほど、できなかったことばかりを数えてしまう。 毎日できていないから、もうやる意味がない！ 毎日できた月があっても、ただただ苦しい！楽しくない！ もう、やめたーい！！！でした。 去年の反省を活かし、2022年の目標を朝起きたらすぐスニーカーを履く！ に設定した結果、 朝6時に起きれるようになった。 1日30分 〜1時間運動できるようになった。 ランニングができた日に自分を褒められるようになった。 そして、日々積み重ねることで本来の目標であったトライアスロンとフルマラソンで自己ベストを達成するために週末のトレーニングに対応できる心と身体をキープすることができました。 完璧主義を手放し、最初から高い目標を設定するのではなく、目標を細分化して、スモールステップを設定する。 すると継続ができるようになり、毎月の目標達成率が上がりました。 特に新しいことを始めるときは、自然と習慣化していくまで少しずつ積み重ねていくことが大切です。 お散歩でも、ランニングでも、ヨガでも、ラジオ体操でもその日のベストを尽くせばいいのです。 まずはスニーカーを履くことから！可愛いウエアに着替えることから！ とにかく最初の一歩を踏み出しましょう！ 大作戦２仕事と家事を両立させるには「チーム自分」を結成すべし！ 仕事でも家事でも「疲れたから、明日やろう！」「もう明日でいいや！」って思うことがよくあります。 それなのに、翌日のわたしはいつも「もー！なんでやってないの！これぐらい昨日やっとけよ！」ってなります。笑 他にも、 退社するときに、整理整頓をするだけで ゴミの日の前日にゴミをまとめておくだけで 寝る前に翌日の天気を確認して着る服を選んでおくだけで この「ちょっとだけ」で明日のスタートが気持ち良くなります。 すると、朝の準備が早くなり仕事や家事の効率がアップします！ 明日の自分よろしくね。 昨日の自分ありがとう。 どうせやるのは自分！なことこそ、苦しいマラソンではなく、駅伝のように毎日バトンを繋いでいく！ 最強のチーム自分を結成して、毎日えいえいおー！してできたら自分の中の自分が褒め称えあっています。 大作戦３どんな目標でも、うれしい！たのしい！を作る工夫をせよ！ 私が実践しているのは「カレンダーに丸をつける」です。 年末になるとだいたいどこかの企業様からいただけるスタンド型の小さなカレンダー。 これと蛍光ペンを一緒にトイレに置いています。 できた！と心の中で呟きながら（ほぼ声に出てる）丸をすることで、嘘みたいにうれしい気持ちになります。 誰に褒められなくても、自分に丸を出してあげられることで当たり前のことかもしれないけど、たったこれだけで毎日うれしい！たのしい！だいすき！になれます。 最初は、トイレ掃除をしたら丸をつける！から始まって、今では、ほぼ毎日丸がつけたいから、トイレ掃除をしています。 朝1番でもいいし、眠る前でもいい、1日1回、自分に花丸をあげましょう！ まとめ 2022年 毎朝1時間朝活ができるようになってきた！ 仕事と家事を両立できるようになってきた！ 何事も楽しんで継続できるようになってきた！ 毎日できた！と積み重ねて、1日1日がより充実してきました。 そして、本当に継続していきたいことと、手放していきたいことが明確になってきました。 2023年ももっとたのしくおもしろく！ コツコツ継続して色んなことに挑戦していきます！