今さら聞けないタスク管理の基礎基本
ワンネス経営を導入してくださっている企業の皆様に向けて、
月に1回の1on1（メンタリング）を行っています。
4月から部署が変わったり、メンバーが変わったりと変化がある中、
最近よく聞くお悩み・共通した課題を見つけました。
フラップスプランの笑顔担当。一児の母。歌を愛し歌に愛された女。 働く人のサードプレイスとしてワンネス経営アシスタントトレーナー＆毎月50名のメンタリングを担当。東京マラソン2023でサブ4達成！
お悩みあるある３選の発表です！
その１ 目の前の業務に追われてしまう！
その２ 何から手をつけていいか分からない！
その３ 就業時間内に業務がなかなか終わらない！
その結果っ！
がんばってるはずなのに成果がいまいち出ない！！
（せつないっ！！）
そして、決め台詞は・・・「時間がない！！！」
（いよっ！めっちゃよく聞く！）
新入社員からマネージャー・経営幹部メンバーまで
表現の仕方や業務の中身は違えど、共通して多い課題。
それがタスク管理！
自信を持って効率的に管理できている！と言える人は少ないようです。
今回は、ワンネス研修でもお伝えしている時間管理の重要性、
タスク管理の方法についてご紹介します。
タスク管理とは？
この記事を書くにあたって改めて、自分でも勉強してみようと思い「タスク管理とは？」から調べてみました。
文字通り、
タスクを管理すること。以上。
いやいやいや。
タスクってなに？
- 課された仕事。課題。
- コンピュータで処理される作業の最小単位。ジョブ。
だ、そうです。
つまり、タスク管理とは、
ある仕事を完遂するために必要な業務を洗い出し、
重要度や優先順位を設定し、日々業務を進めること。
と言えます。
コロナ禍のテレワークの急速な普及により、オフィスにいなくてもタスクを自己管理し、情報を共有できる環境が今まで以上に求められるようになりました。
実際、【タスク管理】と検索すると、効率的に管理するT O D Oリストや進捗管理ツール、チャット機能やスケジュールと連携できる便利ツールなど、数々のI Tツールがラインナップされています。
業務効率化をはかるためタスク管理ツールが注目され、多くの企業が導入していることが分かります。
しかし、どれだけ道具が充実していてもそれを使う人が使い方をよく分かってなかったら意味がありません。
次になぜタスク管理が必要なのか考えてみました。
なぜタスク管理が必要なのか？
タスク管理、その目的は？と考えてみると、
- 個人が担当している目標を達成し、
- できてない部分をチームメンバーが協力できるように、
- メンバーの進捗状況を正しく把握し、チーム全体の目標を達成させるため
と、言えます。
つまり、目標達成に向けて
部署やチームのマネジメントにおいてもタスク管理は必要不可欠なのです。
タスク管理を行うことで、
- 抜け漏れがなく、
- 効率の良い業務の遂行
が可能な状態を作るのです。
やはり、ただツールを導入するのではなくて、共通認識を持つことが重要だと思いました。
みんながバラバラなマネジメントをしていたら成果が出ないのと同じで、
タスク管理の方法を共通にすること、同じ認識で共有することがとても大切ですね。
その中でも、実際に仕事をしていて感じるのは、仕事の優先順位を明確にすることが、とても重要で難しいということです。
わたし自身、やることはあるのに、何から手をつけたらいいの？となった時に、一番不安になってパフォーマンスが落ちる。という体験がありました。
そこで、改めて自社内のタスク管理を見直そうと勉強会をしてもらい、学んで実行したところとても充実してきたのでご紹介したいと思います。
タスク管理の４ステップ
それではここからは私たちフラップスプランで実際に行っているタスク管理の方法をお伝えしていきます。
私はこの方法を習ってから仕事が少し楽しくなってきました。
以前はやらないといけない事が頭の中にたくさんあるんだけど今何をすればいいかと言うことに対してとても不安を感じてしまっていました。
この方法であれば新入社員の方から管理職の皆さんまで 頭の中を整理して思考スッキリ行動バッチリの状態を作ることができるのでは？と思っています。
その手順がこちら！
Step１ タスクを書き出す
Step２ 時間の見積もりをする
Step３ 優先順位を決める
Step４ 週間スケジューに落とし込む
Step１ タスクを書き出す（ぶあーっと書き出す）
まずは今やらないといけないことを全て書き出します。
ここに制限を持たせてはいけません。
とにかく
- 今やらないといけないと感じていること
- やりなさいと言われていること
- やった方がいいなと思っていることなど
気にせず全てを書き出します。書き過ぎぐらいでちょうどいいです。
その際のコツとして「今不安な事は？」自問をしてみてもいいかもしれません。
Step２ 時間の見積もりをする（慣れないうちは思っている倍）
次にそのタスクに対して一体どれくらい時間がかかりそうか？
をざっくりでいいので書いていきます。
2時間を超えるものに関してはさらに細分化をしていきます。
タスクの右に書いていくのをおすすめします。
この時間見積りがやったことがない場合、少なすぎたり、多すぎたりするのです。
経験者に教えてもらって目安を教えてもらうといいかもしれません。
Step３ 優先順位を決める
はい！タスク管理のハイライトがこちらです！
すごく難しくてここが不明確なことが理由で道に迷うことがよくあります。
ワンネス研修の中で
「仕事ができる＝正しい優先順位がつけられる」と習いました。
この図にあるように緊急重要なタスクの左側にAと書きます。
緊急重要とは締め切りのある自分にしかできない業務です。
そして緊急ではないが重要なタスクにはBと書きます。
緊急ではない重要なこととは締め切りがない自分にしかできないことです。いますぐ求められているわけではないが着手しておくことでこの先さらに良くなること。例えば、健康づくり、商品の改善や未来の計画などがこれにあたります。弊社の福永がよく言ってますが、「Bタスクに時間をかけることが人生を前に進める秘訣」だそうです。
さらに、人にお願いできることにCとつけていきます。
そして、そのアルファベットの右に本当の優先順位をつけていきます。
A１、A２、B１、B２、という具合です。
これを読んでくださっている方が管理職の方や一人前のプレイヤーであれば自分自身で優先順位をつけて構わないと思います。
しかし、わたしもそうですが、まだまだタスク管理に慣れていらっしゃらない方はここを上司に相談することがとても望ましいと思います。
なぜなら、ついつい、すべきこと、めんどうくさいこと、大変なことを後回しにしてしまうからです。だって人間だもの。
人間は簡単なこと楽なこと好きなことから着手してしまう。この人間の真実を受け止めて優先順位を考えていくと、本質的な時間の使い方の改善につながっていくのだと思います。
Step４ 週間スケジューに落とし込む
ここまで来ればもう安心です。
ここまで上げたタスクを今度は週間スケジュールに記入していきます。
オススメなのはバーチカルタイプの手帳です。
ちなみに弊社ではオリジナルのこのような形のものを使用しています。
この時のポイントが着手日を決めるということ。
締め切り日から逆算して、いつ着手するかを書いていきます。
ついつい締切日にとらわれがちで、（あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ）と頭の隅っこにあることが一番集中できないない。つまりパフォーマンスが落ちる原因です。
だからこそ「いつ始めるかを明確にする」そうすると、その時まで忘れていいのです。この忘れていい、が今ここに集中するためにとても重要だと感じています。いつ始めるかを決めるからマインドがフルネスするのです！
まとめ
時間を制するものは目標達成を制する。
1日24時間はみんな平等に与えられています。
「時間がない！」は自分の能力がない！と言っているのと同じ。かなぴー
どんなにI Tが進化しても実行するのは人間！私たち自身だーーーーーー
目標達成に向けて、もう１度タスク管理から見直してみてはいかかでしょうか？
きっとこの力は仕事だけではなくプライベートにも活かせるはず。
わたしもコツコツ積み上げて時間とタスク管理の達人を目指します！
そして！
この記事を読んでくださった方に弊社で使用中の週間管理表を差し上げます！
下記からアクセスアクセス！
週間管理表をさらに活用するために！
ワンネス経営®︎の公式ラインでは生産性が高く強いチームづくりの情報を定期的に配信しています。
目標達成や時間管理のポイントやコツを紹介中です。週間管理表とセットで活用していただける内容になっていますので是非ご登録ください！
事務局：スズキヒラク
