Column

2022.06.07

仕事ができる人とできない人の違いとは？

今さら聞けないタスク管理の基礎基本 ワンネス経営を導入してくださっている企業の皆様に向けて、月に1回の1on1（メンタリング）を行っています。 4月から部署が変わったり、メンバーが変わったりと変化がある中、最近よく聞くお悩み・共通した課題を見つけました。 フラップスプランの笑顔担当。一児の母。歌を愛し歌に愛された女。 働く人のサードプレイスとしてワンネス経営アシスタントトレーナー＆毎月50名のメンタリングを担当。東京マラソン2023でサブ4達成！ 投稿一覧へ お悩みあるある３選の発表です！ その１　目の前の業務に追われてしまう！その２　何から手をつけていいか分からない！その３　就業時間内に業務がなかなか終わらない！ その結果っ！ がんばってるはずなのに成果がいまいち出ない！！（せつないっ！！） そして、決め台詞は・・・「時間がない！！！」（いよっ！めっちゃよく聞く！） 新入社員からマネージャー・経営幹部メンバーまで表現の仕方や業務の中身は違えど、共通して多い課題。 それがタスク管理！ 自信を持って効率的に管理できている！と言える人は少ないようです。 今回は、ワンネス研修でもお伝えしている時間管理の重要性、タスク管理の方法についてご紹介します。 タスク管理とは？ この記事を書くにあたって改めて、自分でも勉強してみようと思い「タスク管理とは？」から調べてみました。 文字通り、 タスクを管理すること。以上。 いやいやいや。 タスクってなに？ 課された仕事。課題。 コンピュータで処理される作業の最小単位。ジョブ。 だ、そうです。 つまり、タスク管理とは、 ある仕事を完遂するために必要な業務を洗い出し、重要度や優先順位を設定し、日々業務を進めること。 と言えます。 コロナ禍のテレワークの急速な普及により、オフィスにいなくてもタスクを自己管理し、情報を共有できる環境が今まで以上に求められるようになりました。 実際、【タスク管理】と検索すると、効率的に管理するT O D Oリストや進捗管理ツール、チャット機能やスケジュールと連携できる便利ツールなど、数々のI Tツールがラインナップされています。 業務効率化をはかるためタスク管理ツールが注目され、多くの企業が導入していることが分かります。 しかし、どれだけ道具が充実していてもそれを使う人が使い方をよく分かってなかったら意味がありません。 次になぜタスク管理が必要なのか考えてみました。 なぜタスク管理が必要なのか？ タスク管理、その目的は？と考えてみると、 個人が担当している目標を達成し、 できてない部分をチームメンバーが協力できるように、 メンバーの進捗状況を正しく把握し、チーム全体の目標を達成させるため と、言えます。 つまり、目標達成に向けて部署やチームのマネジメントにおいてもタスク管理は必要不可欠なのです。 タスク管理を行うことで、 抜け漏れがなく、 効率の良い業務の遂行 が可能な状態を作るのです。 やはり、ただツールを導入するのではなくて、共通認識を持つことが重要だと思いました。 みんながバラバラなマネジメントをしていたら成果が出ないのと同じで、タスク管理の方法を共通にすること、同じ認識で共有することがとても大切ですね。 その中でも、実際に仕事をしていて感じるのは、仕事の優先順位を明確にすることが、とても重要で難しいということです。 わたし自身、やることはあるのに、何から手をつけたらいいの？となった時に、一番不安になってパフォーマンスが落ちる。という体験がありました。 そこで、改めて自社内のタスク管理を見直そうと勉強会をしてもらい、学んで実行したところとても充実してきたのでご紹介したいと思います。 タスク管理の４ステップ それではここからは私たちフラップスプランで実際に行っているタスク管理の方法をお伝えしていきます。 私はこの方法を習ってから仕事が少し楽しくなってきました。 以前はやらないといけない事が頭の中にたくさんあるんだけど今何をすればいいかと言うことに対してとても不安を感じてしまっていました。 この方法であれば新入社員の方から管理職の皆さんまで 頭の中を整理して思考スッキリ行動バッチリの状態を作ることができるのでは？と思っています。 その手順がこちら！ Step１　タスクを書き出すStep２　時間の見積もりをするStep３　優先順位を決めるStep４　週間スケジューに落とし込む Step１　タスクを書き出す（ぶあーっと書き出す） まずは今やらないといけないことを全て書き出します。 ここに制限を持たせてはいけません。 とにかく 今やらないといけないと感じていること やりなさいと言われていること やった方がいいなと思っていることなど 気にせず全てを書き出します。書き過ぎぐらいでちょうどいいです。 その際のコツとして「今不安な事は？」自問をしてみてもいいかもしれません。 Step２　時間の見積もりをする（慣れないうちは思っている倍） 次にそのタスクに対して一体どれくらい時間がかかりそうか？をざっくりでいいので書いていきます。 2時間を超えるものに関してはさらに細分化をしていきます。 タスクの右に書いていくのをおすすめします。 この時間見積りがやったことがない場合、少なすぎたり、多すぎたりするのです。 経験者に教えてもらって目安を教えてもらうといいかもしれません。 Step３　優先順位を決める はい！タスク管理のハイライトがこちらです！ すごく難しくてここが不明確なことが理由で道に迷うことがよくあります。 ワンネス研修の中で「仕事ができる＝正しい優先順位がつけられる」と習いました。 この図にあるように緊急重要なタスクの左側にAと書きます。緊急重要とは締め切りのある自分にしかできない業務です。 そして緊急ではないが重要なタスクにはBと書きます。 緊急ではない重要なこととは締め切りがない自分にしかできないことです。いますぐ求められているわけではないが着手しておくことでこの先さらに良くなること。例えば、健康づくり、商品の改善や未来の計画などがこれにあたります。弊社の福永がよく言ってますが、「Bタスクに時間をかけることが人生を前に進める秘訣」だそうです。 さらに、人にお願いできることにCとつけていきます。 そして、そのアルファベットの右に本当の優先順位をつけていきます。 A１、A２、B１、B２、という具合です。 これを読んでくださっている方が管理職の方や一人前のプレイヤーであれば自分自身で優先順位をつけて構わないと思います。 しかし、わたしもそうですが、まだまだタスク管理に慣れていらっしゃらない方はここを上司に相談することがとても望ましいと思います。 なぜなら、ついつい、すべきこと、めんどうくさいこと、大変なことを後回しにしてしまうからです。だって人間だもの。 人間は簡単なこと楽なこと好きなことから着手してしまう。この人間の真実を受け止めて優先順位を考えていくと、本質的な時間の使い方の改善につながっていくのだと思います。 Step４　週間スケジューに落とし込む ここまで来ればもう安心です。 ここまで上げたタスクを今度は週間スケジュールに記入していきます。 オススメなのはバーチカルタイプの手帳です。 ちなみに弊社ではオリジナルのこのような形のものを使用しています。 この時のポイントが着手日を決めるということ。 締め切り日から逆算して、いつ着手するかを書いていきます。 ついつい締切日にとらわれがちで、（あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ）と頭の隅っこにあることが一番集中できないない。つまりパフォーマンスが落ちる原因です。 だからこそ「いつ始めるかを明確にする」そうすると、その時まで忘れていいのです。この忘れていい、が今ここに集中するためにとても重要だと感じています。いつ始めるかを決めるからマインドがフルネスするのです！ まとめ 時間を制するものは目標達成を制する。 1日24時間はみんな平等に与えられています。 「時間がない！」は自分の能力がない！と言っているのと同じ。かなぴー どんなにI Tが進化しても実行するのは人間！私たち自身だーーーーーー 目標達成に向けて、もう１度タスク管理から見直してみてはいかかでしょうか？ きっとこの力は仕事だけではなくプライベートにも活かせるはず。 わたしもコツコツ積み上げて時間とタスク管理の達人を目指します！ そして！ この記事を読んでくださった方に弊社で使用中の週間管理表を差し上げます！ 下記からアクセスアクセス！ 週間管理表のダウンロードはこちら↓↓↓週間管理表ファイルを手に入れる 週間管理表をさらに活用するために！ ワンネス経営®︎の公式ラインでは生産性が高く強いチームづくりの情報を定期的に配信しています。 目標達成や時間管理のポイントやコツを紹介中です。週間管理表とセットで活用していただける内容になっていますので是非ご登録ください！ 事務局：スズキヒラク ワンネス経営®︎公式LINEを追加！

2022.03.24

ネガティブな性格は口癖に注意！

助けてもらって、「すみません」電話を受けても、「すみません」メールのやり取りでも、「すみません」あれもこれも「すみません」 私から出る言葉はいつも「すみません」なんです。 他にも 新しくこんなことやってみない？「でも…（今ちょっと忙しくて、、）」ここ改善できると理想なんだけど　「でも…（僕の知識だと、、）」 新しいことを始めようとするときに「でも…」といってすぐに挑戦できません。 しかも！指摘されるまで気がつきませんでした。 口癖がネガティブでなんか暗い。めちゃめちゃ暗い。（無意識にネガティブ。ツラい。） もうこれだけで背中が丸まった暗い人を容易に想像できてしまいます。 1999年3月6日生まれ（23歳） フラップスプランの新入社員。 山形生まれ長野育ち。4歳から高校2年生まで空手道に打ち込む。 全国大会出場も鼻血を出しながら初戦敗退。 大学2年生の冬、フラップスプランにインターン生として通い始め、 その後入社。身長が186cmもあるのに極度に猫背で小さく見える。ただいま猫背矯正中。 投稿一覧へ ホントは何事にも、もっと明るく楽しく取り組めたら良いと思っているんです。 でも、どうしてネガティブな言葉や選択をしてしまうのだろう。 自分の性格だからしょうがないのかな？と思っていましたが、そうではありませんでした。 社長に相談してみたらすごいことに気が付きました。 今回は、私と同じようについついネガティブに考えがちなあなたへ。 自分の性格を変える方法についてお伝えしていきます。 ネガティブな思考の癖 社長曰く。 冒頭の、なんでもかんでも「すみません」と言ってしまうのは、 癖！！ だそうです。 性格とかじゃなくって！ これは思考の癖なんですって。 逆に言えば、 性格とは反射レベルの思考の癖なんだそうです。 だから、自分の性格を変えたかったら反応レベルでの発言。 つまり、口癖を変えることがとても大事だと習いました。 マイナス言葉の口癖は言い換える マイナス言葉の口癖は言い換えなくてはいけません。 「すみません」は、してもらったことに素直に「ありがとうございます！」 「でも…」と挑戦せずに言い訳を探すのは「やってみます！○○が分からないので調べてみます！」とできない事・わからない事を明確にして次の行動を決める。 でもさっきまで「すみません」っていってたやつがいきなり「ありがとうございます！」って言える？ と思いました？ 私も少し心配でドキドキしています。 ちょっと人の少ないところに移動して練習してみますね。 いきますよ。 ヒラク「○○してもらってありがとうございます！」 新しいこと挑戦してみない？ ヒラク「やってみます！」 実際言ってみると口角が少し上がりました！！ 100パーセント明るくなってますよね。 私の口癖がこのように変わったら、もっと自分に自信を持ち、新しいことにも意欲的に取り組む様な、なりたい姿に近づく気がします。 今すぐ実践するべきですが、それでもまだ 「いやーいきなりポジティブなこと言えないよ。周りの人に変な目で見られちゃう…」 と思ったそこのあなた。朗報です。 周りの人から「あれ？なんか最近あの人やたらポジティブな言葉使ってない？」と思われるのは初めのうちだけで、3週間続けていると、もう違和感は一切なくなるそうですよ。 髪の毛を切ってすぐの時は目立つけど、2～3日したら全く違和感なくなる、あの現象とおなじですね。 まとめ とても残念なことに、これらのネガティブな言葉は全て自分に暗示をかけているような気がします。 自分が使う言葉は自分が一番よく聞いています。 だから自分が“発する言葉”は自分に大きな影響を与えるんだと気が付きました。 私はもっと自分に自信を持ちたいですし、新しいことにも意欲的に取り組みたい！ 「自分を変えたいと思ったらまず口癖を変えるといい」 さっそくこれを実践していきます！ ワンネス経営®︎公式ラインも配信中！ ワンネス経営®︎の公式ラインでは週に一回のペースで、職場で起こりがちなコミュニケーショントラブルとの向き合い方や、今すぐ活用できる仕事術などを配信しています。 メッセージを受け取っていただくことで悩んでいたことが整理されるかもしれません。 皆さんが今よりちょっとだけ「豊か」に「前向きに」なる。そんな、きっかけをお届けしています。 事務局：スズキヒラク 友達追加はこちらから！ワンネス経営®︎公式LINEを追加！

2023.07.11

「ダブルループ学習」とは？概要やメリット、シングルループ学習との違いなどを紹介

社員の成長を促す学習法として、「ダブルループ学習」に注目している企業が増えています。 ダブルループ学習とは、既存の常識を見直して新しい行動・考え方を生み出す手法を指しますが、「どのような学習法なのか」「どんなメリットがあるのか」といった疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。 今回の記事では、ダブルループ学習について、注目されている背景や反対の意味を持つシングルループ学習との違い、導入するメリットについて解説します。 ダブルループ学習とは ダブルループ学習とは、既存の枠組みを取り払い、新しい行動や考え方を取り入れる学習プロセスのことです。 アメリカ・ハーバード大学のクリス・アージリス名誉教授が提唱し、英語で「Double Loop Learning」と表します。 ダブルループ学習は、これまでの取り組みを客観的に見直し、問題の解決策を根本から変えていく手法で、社員の成長促進や組織力の強化、企業の順応力・適応力の向上などを目的として導入されています。 導入の事例として、家を訪問する営業スタイルからECサイトによるオンライン販売に変えたり、電話で営業を行うスタイルからSNSなどを活用した営業に変えたりといったものが挙げられます。 常に軌道修正しながら学習成果を高める点がダブルループ学習の特徴で、すでに存在する目的や想定なども含めて再検討します。 また、ダブルループ学習を取り入れて幅広い選択肢や可能性を持って行動を起こせる社員が増えれば、変化に強い企業に変化することが可能です。 ダブルループ学習が注目されている背景 ダブルループ学習は、次のような背景によって注目されています。 急激に変化する環境への対応 社員や組織の成長を図る必要性 それぞれ解説します。 急激に変化する環境への対応 企業を取り巻くビジネス環境は急激に変化しているため、しっかり対応する必要があります。 慣例や過去の成功体験などに固執して変化を拒んでいては、今後の生き残りが難しいと言えます。 企業には、常に最新の価値観を取り入れながら、柔軟に適応していく姿勢が求められているのです。 社員や組織の成長を図る必要性 さまざまな変化や予期せぬ事態が起こりがちな現代においては、困難・ストレスを受け入れて精神的に成長し、順応する力が必要です。 また、成長にはさまざまな角度からの柔軟な発想も欠かせません。 一人ひとりが既存の枠組みを取り払い、幅広い選択肢や可能性を持って行動を起こすことで社員個人はもちろん、企業の成長にもつながります。 シングルループ学習との違い 「シングルループ学習」は、すでにある考え方や行動、過去の成功体験に基づいて問題解決の方法を探る手法です。 ダブルループ学習とは反対の意味を持ち、既存の価値観や行動基準を一から見直すステップを省ける点が特徴と言えます。 既存のものの「改善」と言い換えることもできますが、目標や目的の設定が初めから不適切な場合は成果が出しづらく、誤りにも気づきにくいところがデメリットです。 そのため、高い効果を得るには、シングルループ学習とダブルループ学習を組み合わせて活用することが大切です。 ダブルループ学習を導入するメリット ダブルループ学習を導入した場合、どのようなメリットがあるでしょうか。 主な2つのメリットは下記の通りです。 多角的な視点で課題解決できる 成長スピードが早くなる それぞれについて解説します。 多角的な視点で課題解決できる ダブルループ学習は、前提を疑うことが基本のスタンスであり、既存のものに執着せず課題と向き合って、ベストな解決方法を見出します。 必ずしも課題を完全解決する必要はなく、場合によっては課題解決そのものの必要性まで検討するケースもあります。 そうすることで、課題を客観的・多角的な視点で見極められるようになるのです。 ダブルループ学習によって、革新的な解決方法の創出が期待できると言えます。 成長スピードが早くなる ダブルループ学習では、既存の枠組みにとらわれずに解決策を探すことで、飛躍的に企業の成長スピードが上がる可能性があります。 これまで行っていなかったSNS広告やECサイトの運営によって急激に売上がアップするなど、ダブルループ学習によって生まれたアイデアは、事業の成長を促す起爆剤になるはずです。 また、企業の市場優位性や利益向上のためには、社員の成長が欠かせません。 ダブルループ学習を実践することで柔軟な思考力が養われて変化に挑む姿勢が身に付き、変化に適応していく過程において一人ひとりの成長スピードが早まります。 まとめ ダブルループ学習は、既存の枠組みを取り払って新しい行動や考え方を取り入れる学習プロセスです。 常に軌道修正しながら学習成果を高めるのがダブルループ学習の特徴で、すでに存在する目的や想定なども含めて再検討を行います。 一方、「シングルループ学習」は、既存の行動や考え方を改善する手法ですが、それぞれの特徴を生かして併用すると効果が高まります。 ダブルループ学習にはさまざまなメリットがあるため、ぜひ導入を検討してみると良いでしょう。