会議の正解

さて、みなさんの会議は盛り上がっていますか?

「いや、盛り上がるってなんだよ。」
って話なんですが。

イエエエエエエイ!とかフォーーー!!とか、
ならないですよ。

(違う違う。笑)

ただ、参加者が同じ分量を話してますか?

ここについてはぜひ着目をしてみてください。

会議の目的

そもそも会議の目的ってなんなんですかね。

ちなみにサムネイルは「会議は踊る、されど進まず。」と言う1814年9月に開かれたウィーン会議を風刺した画です。

おっと教養があふれてしまいました。

(嘘です。Google先生が関連画像で表示してきました。)

閑話休題

ありとあらゆる書籍、研修において

「会議の質を上げること」について語られています。

ここまで確立されてくると、もはやそこには
会議「道」みたいなものがあって。

それぞれの「流派」と言ってもいいぐらい。

そうすると結局どれがいいの?

って話になって。

今度はセレクトショップが生まれてきますよね。笑。

ということで、私はセレクトショップなんで。

あらゆる情報をギュッとして。

現実的に導入しやすい話っていうのを展開したいと思います。

まず、一般的な会議でありそうな話。

・現状報告を担当者が共有して全員で「フムフム」する【情報共有の目的】

・何か課題解決のためにアイデア出しをする【(強制)ひらめきの目的】

・報告の結果に対して「は?なんでできてないの?」という【詰める目的】

ということが、かなり一般的です。

で、こういうことがよくないよと。

フムフムしたいだけなら、メールで知らせればいいし、今ひらめけって言われて閃くならいつでも閃くし、詰められたくて参加したい人はいない。

じゃあ、改めて会議ってなに?という話

会して議する場。

少なくとも会って議論すること。

そして意思決定をしないと少なくとも意味がない。

とりあえずコストを考えてみるとわかりやすいんですが。

例えば出席者が5名。

その平均年俸400万円だとすると、一人の時給が約2,000円です。

このメンバーで2時間話すと20,000円かかっています。

2時間話すだけで2万円です。

その2時間で2万円以上の価値を生み出さないならやらないほうがいいわけです。

ということで、世界中の情報をギュッとした結果。

【やったほうがいいこと7つ

1.目的を明確にするために「◯◯決定会議」みたいに会議に名前をつける

2.本当に必要な人だけに、目的と準備することについて案内する

3.事前に宿題を提出させる

4.会議当日はグッドアンドニューから始める

5.議題からそれず各自の意見について議論する

6.議論の際のルールを守る

7.多数決ではなく、意思決定者が決める

※グッドアンドニューとは最近あったうれしかったこと新しい情報について共有をするというアイスブレイク手法です。

それぞれに意味があります。

意味がありますが、それを賢そうに語ってもあんまり意味がありません。

私たちはエアコンがなぜ冷えるのか?を知らなくても部屋を冷やすことができます。

いい結果が出るんだから、使うほうが大事です。

議論のルールを守る

もはやこの世の結論みたいな会社グーグル様が凄まじく研究した結果。

1.心理的安全性が守られていること

2.参加者が同じ分量を話すこと

が、チームのパフォーマンスに非常に効果的であり重要だと言っています。

私も多くの事例を見てきて完全に同意です。

ということでこの2つの原則を守るために上記の

6.議論の際のルールを守る

でおすすめなのが。

1.意見と人格を分けて共感の姿勢で聴ききる

2.言いにくい意見ほど価値が高いことを認識する。ただし反対の際には代替案を用意する

3.「あの場では言いにくくて」など、会議後の後出し意見は重罪

4.参加者が同じ分量を話す

5.全員が良くなるための議論であることを忘れない

この5つのルールを守るだけで、2つの原則に添うことができます。

まとめ

ちょっと調べたらこんな言葉が出てきました。

「会して議せず、議して決せず、決して行わず、行ってその責をとらず」

上手いこと言うなぁとちょっと感動です。

ほんとそうですね。

社員から「会議って無駄だよね」って言われる会議ほど切ないものはないですよね。

今一度、会議の質、コミュニケーションの質をあげて生産性を上げていきましょう。

みなさんのチームづくりの一助になれば幸いです。

参考サイト:Google re:Work「効率的なチームとは何か」を知る

コミュニケーションコストを削減したいなら
ワンネス経営です。

▼ワンネス経営 お問い合わせ・資料請求▼

ワンネス経営®プログラム

最新情報をチェックしよう!

チームづくりの最新記事

>