Column

2022.08.18

優先順位の正しい付け方【もう迷わない！お悩み解決編】

最近ワンネス経営研修プログラムの中で「時間管理」についてのコンテンツが大変ご好評いただいています！ 今さら聞けないタスク管理の基礎基本についても記事を書かせていただきました！ https://flapsplan.co.jp/blog0113/ 「仕事ができる＝正しい優先順位がつけられること」というくらい優先順位をつけることは重要でタスク管理の４ステップの中でもStep3 優先順位を決める！が難しい！と感じている方が多いようと感じます。 仕事の引き継ぎが一生終わらない！ 新しいプロジェクトが始まるのに今の業務で手一杯！ いつも目の前の業務に追われてしまう！ どの企業様でも“あるある”の素敵なお悩みです。 今回はアシスタントトレーナー水越結花がお答えさせていただきます！ フラップスプランの笑顔担当。一児の母。歌を愛し歌に愛された女。 働く人のサードプレイスとしてワンネス経営アシスタントトレーナー＆毎月50名のメンタリングを担当。東京マラソン2023でサブ4達成！ 投稿一覧へ お悩み「部下に仕事を渡すには？」 Q .最近チームリーダーになりメンバー2人と仕事をすることになりました！ 部長からは、自分の持っている仕事をメンバー２人にお願いして、自分はさらに大きな案件に取り組んでいくために時間を作るようにと言われました。 しかし、いざメンバーにお願いしようと思うと、何をお願いすればいいのか分からなくなってしまいました。　（BtoB製造メーカー　営業職　29歳男性） 回答「優先順位を明確にしましょう！」 A .まずは優先順位を明確にしましょう！ チームリーダー就任おめでとうございます。 自分一人の時は、そんなに困らなかったのに、いざ部下を持つと何をどうしていいか分からなくなる人は結構多いです。 それだけ、他のメンバーに対して責任を持っている証拠なんだと思います。 自分が本当にすべきことがなんなのか？が不明確だと優先順位がわからなくなり、どの業務を渡していくべきか？が分からなくなっていくのです。 そんな時に便利なとても有名な表があります。 緊急重要マトリックスと呼ばれるものです。 調べてみると、アメリカ軍元帥であり第 34 代大統領のドワイト D アイゼンハワーアイゼンハワーさんの業務遂行能力がとても高く、その考え方を７つの習慣で有名なスティーブン・コビー博士がまとめたそうです。 なので、アイゼンハワーのマトリックスとも呼ばれています。 縦軸に重要度、横軸に緊急度を置くと４つの区分ができます。 A重要で緊急　第1象限 B重要だが緊急ではない　第２象限 C重要ではないが緊急　第３象限 D重要でも緊急でもない　第４象限 研修中に「どの順番で着手しますか？」と質問をすると、多くの人が A→C→B→Dと回答します。 そりゃそうですよね。緊急って書いてあるんだから。 でも、時間管理を勉強したことがある人は A→B→C→Dと回答するのです。 なぜなら、アイゼンハワーのマトリックスの内訳がこんな中身だからです。 ふむふむ。。。 確かに、第２領域大事だ。 え、でも、、かかってきた電話を無視できんやん。 多くの会議や報告書を後回しにしたら上司が激おこやん。 わたしと同じように多くの会社員の方がそう思ったのではないでしょうか？ そこで！ 弊社代表の福永は考えました！ アイゼンハワーさんからのコビーさんからの福永さん。 レジェンドたちからのバトンを受け取り仕上がりました。 それがこちら！ 福永曰く、 「重要度という表現が曖昧すぎて人によって捉え方が変わってしまう。だから、自分にしかできないこと、もしくは、自分がすると自らの価値が最大化できて、コストパフォーマンスが良いことと定義すると分かりやすくなる」 だそうです。 例えば、会社に電話がかかってきた時、不毛なセールスなのか嬉しい問い合わせなのかは出てみないと分かりません。 だからこそ、集中して新しいプロジェクトの資料作りをしている上司の手を止めずに部下が電話に出ることは、とっても意味があり価値が高いことなのです！ 自分にしかできない仕事 自分の時給より価値の高い仕事 自分の価値が最大化する仕事 この３つの原則が重要です。 それなのに、多くの会社では「新人の（精神的）トレーニング」みたいな扱いになっていてちょっと本質からずれてしまっているなぁと感じることが多くあります。 その渡し方では、嫌なことを押し付けられた、と感じてしまいますよね。 まとめ 時間管理、優先順位について共通認識を持つことが生産性の向上にとても重要であることがお分かりいただけましたか？？ 優先順位を明確にする たったそれだけ、人にお願いしやすくなったり、自分自身の充実感も全く変わってきたりします。 そして迷ったらすぐに上司に相談する。 優先順位を明確にして、毎日の仕事をもっとたのしくおもしろく！していきましょう！ 優先順位が明確になったらスケジューに落とし込みましょう！ この記事を読んでくださった方に弊社で使用しているの週間管理表を差し上げます！ エクセルファイルになっていますので自由にカスタマイズが可能です。 目標達成のために仕事の優先順位を明確にして、スケジュールをしっかり管理しましょう！ 事務局：スズキヒラク 週間管理表のダウンロードはこちら↓↓↓週間管理表エクセルファイルを手に入れる

2021.09.21

コミュニケーションの３つの基本

会社の玄関口にゴミが落ちていた。 特に何も考えずに拾って、捨てているとスタッフが「ああ、そういえばゴミ落ちてましたね。拾ってくれてありがとうございます。」と声をかけてきた。 「うん、いいよー。」と答えたものの、（あれ？気づいたの？それなら片付けてよ...）と思ったので、「次から見つけたら片付けてもらえないかな？」と言ってみた。  するとスタッフは、 「いやでも私、掃除当番じゃないんで。」 当番とかそういう問題じゃないだろう！！！ スタッフとコミュニケーションをとっていると、自分では当たり前だと思っていたことがそうじゃなかったり、なかなか自分の言うことを聞いてくれなかったり、頭を抱えるような出来事が多いですよね。 今回はそんなコミュニケーションの課題にぶつかった時に思い出してほしい『コミュニケーションの基本』についてお話しします！ 3つの基本を抑えるだけでコミュニケーションは見違えるほどよくなります。 是非参考にしてみてください！ 大学卒業後、ヘルスケア業界で1000名以上のトレーナーを育成。 セールス下手でも日本の隅々にまで展開することに成功。 好きで得意なことで役に立つと自分も周りも幸せだ。と確信する。 その後、独立起業。インナーブランディングの専門家として活動中。 趣味はトライアスロンだが走るのは嫌い。サウナとバスケ観戦が好き。 焼肉の部位はハラミ。フラップスプランの代表。 投稿一覧へ コミュニケーションの基本１『過去と他人は変えられない』 一つ目の基本は『過去と他人は変えられない』 どれだけスタッフにアドバイスしても本人が変わるかどうかは、その人次第です。 そして、起こってしまった出来事を変えることはできません。 なんでこんなに言ってるのにあいつは変わらないんだ！とか あの時もっとこうしていれば、、、とか 変えられないことに頭を悩ませるのではなく、本人が変わりたいと思うには、どう伝えたらいいか？ ミスを繰り返さないためには、次どうしたらいいか？ 変えられる自分自身のことに頭を使うようにしましょう！ コミュニケーションの基本２『全ては自分が生み出している』 コミュニケーションの基本２つ目は 『全ては自分が生み出している』です。 火のないところに煙は立たない。という言葉があるように、突然スタッフが辞めてしまったり、なんだか奥さんの機嫌がすごく悪かったり、自分は悪くない！と、原因は自分の外にあると思っているうちは問題を解決することはなかなかできません。 あれ？もしかしたら自分が悪かったかも。 この問題を自分が生み出しているとしたら、どう行動を変えたらいいだろう？ 自分の行動や言動を省みることがコミュニケーションの改善につながっていきます。 コミュニケーションの基本３『理解してから理解される』 最後のポイントは『理解してから理解される』 病院で診察を受ける時を思い出してみてください。 最初に聞かれることはなんでしょうか？ まずは「どうされましたか？」と体調を細かく聞かれますよね。 お医者さんは最初にしっかり話しを聴いて、症状を把握してから 解決策として治療を行っていきます。 コミュニケーションにおいても同じです。 まずは相手の話をしっかり聴き、その人が何を思っているのかをちゃんと理解して初めて、自分の話に耳を傾けてもらえます。 普段のコミュニケーションの中で相手の話を遮り、自分の意見ばかりを伝えてしまっていないでしょうか？ これは、「どうされましたか？」と診察されずに、話も聞かれずに「たぶんこの人は盲腸だろう」と決めつけて治療を始められてしまうのと同じことなのです。 そう考えると怖いですよね。 まずは相手の話を最後まで聴き、ちゃんと理解する。自分の意見はその後で伝えるようにしましょう！ まとめ コミュニケーションの３つの基本についてご理解いただけたでしょうか？ 『他人と過去は変えられない』 『全ては自分が生み出している』 『理解してから理解される』 もしあなたが、スタッフや家族とのコミュニケーションの中でイラっ！としてしまうことがあったら、この3つの基本を思い出してみてくださいね！ 最後まで読んでいただきありがとうございました。 コミュニケーションの課題を解決するヒント 立場や経験の違いから、同じことを話していても解釈が異なり、コミュニケーションが複雑になってしまった経験はないでしょうか？ そんな時、伝える側と受け取る側の双方がどのようなことに注意するべきなのか？ 円滑なコミュニケーションを行い生産性を向上させるヒントを公式LINEにて配信中です。 また3分ほどの動画で学ぶことができるYoutubeチャンネルもあります！チームで共通の認識を作ることにも最適です。是非ご確認下さい！ 事務局：スズキヒラク ワンネス経営®︎公式LINEを追加！ ワンネス経営®︎公式Youtube https://youtu.be/k1MmdeDLnpI

2021.09.30

まだやる気を引き出そうとしてるの？昭和なの？

指示待ちの社員 やらされ感が強い社員 つまらなさそうに働く社員 ハァ〜。とため息がつきたくなった管理職のみなさま。 社員のやる気を引き出さなきゃって思ってませんか？ それはちょっと古いかも。 もう令和です。新しいステージに行きましょう。 大切なことは「目的と出口」という捉え方です。なんのために、どこに向かっているのか？ そもそもそこが分かってないから、何してんの？となります。 大学卒業後、ヘルスケア業界で1000名以上のトレーナーを育成。 セールス下手でも日本の隅々にまで展開することに成功。 好きで得意なことで役に立つと自分も周りも幸せだ。と確信する。 その後、独立起業。インナーブランディングの専門家として活動中。 趣味はトライアスロンだが走るのは嫌い。サウナとバスケ観戦が好き。 焼肉の部位はハラミ。フラップスプランの代表。 投稿一覧へ スタッフのやる気ってどうなん？問題 「あなたの仕事はなんですか？」 この質問の回答で仕事を楽しめているかどうかが、だいたいわかってしまいます。 仕事が楽しくならない理由は、その仕事をなんのためにやっているのか 仕事を頑張るとどうなるのかが見えていないから。 いわゆる、やらされ仕事だからです。 やらされ仕事は楽しくない。 当たり前ですよね。。 このやらされ仕事をやりたい仕事に変えるポイントが 「目的」と「出口」です。 仕事を楽しめる人と楽しめない人の違い こんなお話があります。 ========= ある旅人が町を歩いていると、１人の男が道の脇で難しそうな顔をしながらレンガを積んでいました。 旅人は、その男のそばに立ち止まってたずねました。 「ここでいったい何をしているのですか？」 すると、男はこう答えました。 「見ればわかるだろう。レンガ積みをしているのさ。毎日毎日、雨の日も強い風の日も、暑い日も寒い日も１日中レンガ積みだ。なんでオレはこんなことをしなければならないのか、まったくついてない」 旅人は、その男に「大変ですね」となぐさめの言葉を残して歩き続けました。 しばらく行くと、一生懸命レンガを積んでいる別の男に出会いました。 しかし、その男は、先ほどの男ほどつらそうには見えません。そこで、また旅人はたずねました。 「ここでいったい何をしているのですか？」 すると、男はこう答えました。 「オレはね、ここで大きな壁を作っているんだよ。これがオレの仕事でね」 旅人は「それは大変ですね」と、いたわりの言葉をかけました。 すると、意外な言葉が返ってきました。 「なんてことはないよ。この仕事でオレは家族を養ってるんだ。この仕事があるから家族全員が食べていけるのだから、大変だなんて言ったらバチが当たるよ」 旅人は、その男に励ましの言葉を残して歩き続けました。 さらにもう少し歩くと、別の男がいきいきと楽しそうにレンガを積んでいました。 旅人は興味深くたずねました。 「ここでいったい何をしているのですか？」 すると、男は目を輝かせてこう答えました。 「ああ、オレたちのことかい？ オレたちは歴史に残る偉大な大聖堂をつくっているんだ」 旅人は「それは大変ですね」と、いたわりの言葉をかけました。 すると男は、楽しそうにこう返してきました。 「とんでもない。ここで多くの人が祝福を受け、悲しみを払うんだぜ！ 素晴らしいだろう！」 旅人は、その男にお礼の言葉を残して、元気いっぱいに歩き始めました。 ========= 引用：イソップ童話 さて、この３人の違いはなんでしょうか？ １人目は、やらされ仕事で不満が多く２人目は、家族のために目の前の仕事をがんばり３人目は、未来の人々が喜んでいる姿を目指して頑張っています。 言い換えると １人目は、目的も出口もわからない２人目は、「家族を養う」という目的はあるけど出口はない３人目は、「たくさんの人を喜ばせる」という目的と「大聖堂を作る」という出口がはっきりしている ３人目の職人は目的と出口が明確だったからこそ 仕事を楽しむことができていたのではないでしょうか。 目的と出口を定めると仕事が楽しくなる この３人のレンガ職人の話を踏まえて「あなたの仕事はなんですか？」と聞かれたら、あなたはなんと答えるでしょうか？ またチームメンバーには何と答えてもらいたいでしょうか？ 目の前の仕事だけでなく、 未来のことまで考えられる方が楽しく仕事ができそうですよね！ 自分たちがやっていることはなんのためにやっているのか？それを頑張るとどうなるのか？ 「目的」と「出口」を意識すると、目の前にある仕事が とても楽しくて、やりたいことに変わっていきます。 まとめ いかがでしたでしょうか？やらされ仕事を抜け出すためには「目的」と「出口」が大切。 社員をを育てる立場にいる人こそ、 自分たちの仕事は 「なんのためにしているのか？」 「これを頑張るとどうなるのか？」 ぜひこの２つをチームメンバーに共有してみてください。 きっとスタッフもモチベートされるはずです！ 視座高く前向きに働く組織づくりのために 今回の「あなたの仕事はなんですか？」の様に、生き生きと働き成果が出せる様になるためのコツは本当にわずかな工夫だったりします。 生産性が高いチームづくりには、コツを知っている状態を作り、即実践してみるとがとても重要です。 ワンネス経営®︎の公式ラインではすぐに取り組むことができるチームづくりの情報を定期的に配信しています。是非ご登録ください！ 事務局：スズキヒラク ワンネス経営®︎公式LINEを追加！