最近ワンネス経営研修プログラムの中で
「時間管理」についてのコンテンツが大変ご好評いただいています！
今さら聞けないタスク管理の基礎基本についても記事を書かせていただきました！
「仕事ができる＝正しい優先順位がつけられること」というくらい
優先順位をつけることは重要で
タスク管理の４ステップの中でも
Step3 優先順位を決める！が難しい！と感じている方が多いようと感じます。
- 仕事の引き継ぎが一生終わらない！
- 新しいプロジェクトが始まるのに今の業務で手一杯！
- いつも目の前の業務に追われてしまう！
どの企業様でも“あるある”の素敵なお悩みです。
今回はアシスタントトレーナー水越結花がお答えさせていただきます！
フラップスプランの笑顔担当。一児の母。歌を愛し歌に愛された女。 働く人のサードプレイスとしてワンネス経営アシスタントトレーナー＆毎月50名のメンタリングを担当。東京マラソン2023でサブ4達成！
お悩み「部下に仕事を渡すには？」
Q .最近チームリーダーになりメンバー2人と仕事をすることになりました！
部長からは、自分の持っている仕事をメンバー２人にお願いして、
自分はさらに大きな案件に取り組んでいくために時間を作るようにと言われました。
しかし、いざメンバーにお願いしようと思うと、何をお願いすればいいのか分からなくなってしまいました。 （BtoB製造メーカー 営業職 29歳男性）
回答「優先順位を明確にしましょう！」
A .まずは優先順位を明確にしましょう！
チームリーダー就任おめでとうございます。
自分一人の時は、そんなに困らなかったのに、いざ部下を持つと何をどうしていいか分からなくなる人は結構多いです。
それだけ、他のメンバーに対して責任を持っている証拠なんだと思います。
自分が本当にすべきことがなんなのか？が不明確だと優先順位がわからなくなり、どの業務を渡していくべきか？が分からなくなっていくのです。
そんな時に便利なとても有名な表があります。
緊急重要マトリックスと呼ばれるものです。
調べてみると、アメリカ軍元帥であり第 34 代大統領のドワイト D アイゼンハワーアイゼンハワーさんの業務遂行能力がとても高く、その考え方を７つの習慣で有名なスティーブン・コビー博士がまとめたそうです。
なので、アイゼンハワーのマトリックスとも呼ばれています。
縦軸に重要度、横軸に緊急度を置くと４つの区分ができます。
A重要で緊急 第1象限
B重要だが緊急ではない 第２象限
C重要ではないが緊急 第３象限
D重要でも緊急でもない 第４象限
研修中に「どの順番で着手しますか？」と質問をすると、多くの人が
A→C→B→Dと回答します。
そりゃそうですよね。緊急って書いてあるんだから。
でも、時間管理を勉強したことがある人は
A→B→C→Dと回答するのです。
なぜなら、アイゼンハワーのマトリックスの内訳がこんな中身だからです。
ふむふむ。。。
確かに、第２領域大事だ。
え、でも、、かかってきた電話を無視できんやん。
多くの会議や報告書を後回しにしたら上司が激おこやん。
わたしと同じように多くの会社員の方がそう思ったのではないでしょうか？
そこで！
弊社代表の福永は考えました！
アイゼンハワーさんからのコビーさんからの福永さん。
レジェンドたちからのバトンを受け取り仕上がりました。
それがこちら！
福永曰く、
「重要度という表現が曖昧すぎて人によって捉え方が変わってしまう。だから、自分にしかできないこと、もしくは、自分がすると自らの価値が最大化できて、コストパフォーマンスが良いことと定義すると分かりやすくなる」
だそうです。
例えば、会社に電話がかかってきた時、不毛なセールスなのか嬉しい問い合わせなのかは出てみないと分かりません。
だからこそ、集中して新しいプロジェクトの資料作りをしている上司の手を止めずに部下が電話に出ることは、とっても意味があり価値が高いことなのです！
- 自分にしかできない仕事
- 自分の時給より価値の高い仕事
- 自分の価値が最大化する仕事
この３つの原則が重要です。
それなのに、多くの会社では「新人の（精神的）トレーニング」みたいな扱いになっていてちょっと本質からずれてしまっているなぁと感じることが多くあります。
その渡し方では、嫌なことを押し付けられた、と感じてしまいますよね。
まとめ
時間管理、優先順位について共通認識を持つことが生産性の向上にとても重要であることがお分かりいただけましたか？？
優先順位を明確にする
たったそれだけ、人にお願いしやすくなったり、自分自身の充実感も全く変わってきたりします。
そして迷ったらすぐに上司に相談する。
優先順位を明確にして、毎日の仕事をもっとたのしくおもしろく！していきましょう！
優先順位が明確になったらスケジューに落とし込みましょう！
この記事を読んでくださった方に弊社で使用しているの週間管理表を差し上げます！
エクセルファイルになっていますので自由にカスタマイズが可能です。
目標達成のために仕事の優先順位を明確にして、スケジュールをしっかり管理しましょう！
事務局：スズキヒラク
