Column

2022.06.07

仕事ができる人とできない人の違いとは？

今さら聞けないタスク管理の基礎基本 ワンネス経営を導入してくださっている企業の皆様に向けて、月に1回の1on1（メンタリング）を行っています。 4月から部署が変わったり、メンバーが変わったりと変化がある中、最近よく聞くお悩み・共通した課題を見つけました。 フラップスプランの笑顔担当。一児の母。歌を愛し歌に愛された女。 働く人のサードプレイスとしてワンネス経営アシスタントトレーナー＆毎月50名のメンタリングを担当。東京マラソン2023でサブ4達成！ 投稿一覧へ お悩みあるある３選の発表です！ その１　目の前の業務に追われてしまう！その２　何から手をつけていいか分からない！その３　就業時間内に業務がなかなか終わらない！ その結果っ！ がんばってるはずなのに成果がいまいち出ない！！（せつないっ！！） そして、決め台詞は・・・「時間がない！！！」（いよっ！めっちゃよく聞く！） 新入社員からマネージャー・経営幹部メンバーまで表現の仕方や業務の中身は違えど、共通して多い課題。 それがタスク管理！ 自信を持って効率的に管理できている！と言える人は少ないようです。 今回は、ワンネス研修でもお伝えしている時間管理の重要性、タスク管理の方法についてご紹介します。 タスク管理とは？ この記事を書くにあたって改めて、自分でも勉強してみようと思い「タスク管理とは？」から調べてみました。 文字通り、 タスクを管理すること。以上。 いやいやいや。 タスクってなに？ 課された仕事。課題。 コンピュータで処理される作業の最小単位。ジョブ。 だ、そうです。 つまり、タスク管理とは、 ある仕事を完遂するために必要な業務を洗い出し、重要度や優先順位を設定し、日々業務を進めること。 と言えます。 コロナ禍のテレワークの急速な普及により、オフィスにいなくてもタスクを自己管理し、情報を共有できる環境が今まで以上に求められるようになりました。 実際、【タスク管理】と検索すると、効率的に管理するT O D Oリストや進捗管理ツール、チャット機能やスケジュールと連携できる便利ツールなど、数々のI Tツールがラインナップされています。 業務効率化をはかるためタスク管理ツールが注目され、多くの企業が導入していることが分かります。 しかし、どれだけ道具が充実していてもそれを使う人が使い方をよく分かってなかったら意味がありません。 次になぜタスク管理が必要なのか考えてみました。 なぜタスク管理が必要なのか？ タスク管理、その目的は？と考えてみると、 個人が担当している目標を達成し、 できてない部分をチームメンバーが協力できるように、 メンバーの進捗状況を正しく把握し、チーム全体の目標を達成させるため と、言えます。 つまり、目標達成に向けて部署やチームのマネジメントにおいてもタスク管理は必要不可欠なのです。 タスク管理を行うことで、 抜け漏れがなく、 効率の良い業務の遂行 が可能な状態を作るのです。 やはり、ただツールを導入するのではなくて、共通認識を持つことが重要だと思いました。 みんながバラバラなマネジメントをしていたら成果が出ないのと同じで、タスク管理の方法を共通にすること、同じ認識で共有することがとても大切ですね。 その中でも、実際に仕事をしていて感じるのは、仕事の優先順位を明確にすることが、とても重要で難しいということです。 わたし自身、やることはあるのに、何から手をつけたらいいの？となった時に、一番不安になってパフォーマンスが落ちる。という体験がありました。 そこで、改めて自社内のタスク管理を見直そうと勉強会をしてもらい、学んで実行したところとても充実してきたのでご紹介したいと思います。 タスク管理の４ステップ それではここからは私たちフラップスプランで実際に行っているタスク管理の方法をお伝えしていきます。 私はこの方法を習ってから仕事が少し楽しくなってきました。 以前はやらないといけない事が頭の中にたくさんあるんだけど今何をすればいいかと言うことに対してとても不安を感じてしまっていました。 この方法であれば新入社員の方から管理職の皆さんまで 頭の中を整理して思考スッキリ行動バッチリの状態を作ることができるのでは？と思っています。 その手順がこちら！ Step１　タスクを書き出すStep２　時間の見積もりをするStep３　優先順位を決めるStep４　週間スケジューに落とし込む Step１　タスクを書き出す（ぶあーっと書き出す） まずは今やらないといけないことを全て書き出します。 ここに制限を持たせてはいけません。 とにかく 今やらないといけないと感じていること やりなさいと言われていること やった方がいいなと思っていることなど 気にせず全てを書き出します。書き過ぎぐらいでちょうどいいです。 その際のコツとして「今不安な事は？」自問をしてみてもいいかもしれません。 Step２　時間の見積もりをする（慣れないうちは思っている倍） 次にそのタスクに対して一体どれくらい時間がかかりそうか？をざっくりでいいので書いていきます。 2時間を超えるものに関してはさらに細分化をしていきます。 タスクの右に書いていくのをおすすめします。 この時間見積りがやったことがない場合、少なすぎたり、多すぎたりするのです。 経験者に教えてもらって目安を教えてもらうといいかもしれません。 Step３　優先順位を決める はい！タスク管理のハイライトがこちらです！ すごく難しくてここが不明確なことが理由で道に迷うことがよくあります。 ワンネス研修の中で「仕事ができる＝正しい優先順位がつけられる」と習いました。 この図にあるように緊急重要なタスクの左側にAと書きます。緊急重要とは締め切りのある自分にしかできない業務です。 そして緊急ではないが重要なタスクにはBと書きます。 緊急ではない重要なこととは締め切りがない自分にしかできないことです。いますぐ求められているわけではないが着手しておくことでこの先さらに良くなること。例えば、健康づくり、商品の改善や未来の計画などがこれにあたります。弊社の福永がよく言ってますが、「Bタスクに時間をかけることが人生を前に進める秘訣」だそうです。 さらに、人にお願いできることにCとつけていきます。 そして、そのアルファベットの右に本当の優先順位をつけていきます。 A１、A２、B１、B２、という具合です。 これを読んでくださっている方が管理職の方や一人前のプレイヤーであれば自分自身で優先順位をつけて構わないと思います。 しかし、わたしもそうですが、まだまだタスク管理に慣れていらっしゃらない方はここを上司に相談することがとても望ましいと思います。 なぜなら、ついつい、すべきこと、めんどうくさいこと、大変なことを後回しにしてしまうからです。だって人間だもの。 人間は簡単なこと楽なこと好きなことから着手してしまう。この人間の真実を受け止めて優先順位を考えていくと、本質的な時間の使い方の改善につながっていくのだと思います。 Step４　週間スケジューに落とし込む ここまで来ればもう安心です。 ここまで上げたタスクを今度は週間スケジュールに記入していきます。 オススメなのはバーチカルタイプの手帳です。 ちなみに弊社ではオリジナルのこのような形のものを使用しています。 この時のポイントが着手日を決めるということ。 締め切り日から逆算して、いつ着手するかを書いていきます。 ついつい締切日にとらわれがちで、（あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ）と頭の隅っこにあることが一番集中できないない。つまりパフォーマンスが落ちる原因です。 だからこそ「いつ始めるかを明確にする」そうすると、その時まで忘れていいのです。この忘れていい、が今ここに集中するためにとても重要だと感じています。いつ始めるかを決めるからマインドがフルネスするのです！ まとめ 時間を制するものは目標達成を制する。 1日24時間はみんな平等に与えられています。 「時間がない！」は自分の能力がない！と言っているのと同じ。かなぴー どんなにI Tが進化しても実行するのは人間！私たち自身だーーーーーー 目標達成に向けて、もう１度タスク管理から見直してみてはいかかでしょうか？ きっとこの力は仕事だけではなくプライベートにも活かせるはず。 わたしもコツコツ積み上げて時間とタスク管理の達人を目指します！ そして！ この記事を読んでくださった方に弊社で使用中の週間管理表を差し上げます！ 下記からアクセスアクセス！ 週間管理表のダウンロードはこちら↓↓↓週間管理表ファイルを手に入れる 週間管理表をさらに活用するために！ ワンネス経営®︎の公式ラインでは生産性が高く強いチームづくりの情報を定期的に配信しています。 目標達成や時間管理のポイントやコツを紹介中です。週間管理表とセットで活用していただける内容になっていますので是非ご登録ください！ 事務局：スズキヒラク ワンネス経営®︎公式LINEを追加！

2021.07.08

働く時間の話

  結局のところ “どう生きたいか？” は　“どう死にたいか？” ということになる。 いきなり重たそうに聞こえるが、真実だ。   どう死ぬか？を決めるから、どう生きたいか？が決まる。 禅問答がしたいのではない。 武士道を語りたいわけでもない。 大学卒業後、ヘルスケア業界で1000名以上のトレーナーを育成。 セールス下手でも日本の隅々にまで展開することに成功。 好きで得意なことで役に立つと自分も周りも幸せだ。と確信する。 その後、独立起業。インナーブランディングの専門家として活動中。 趣味はトライアスロンだが走るのは嫌い。サウナとバスケ観戦が好き。 焼肉の部位はハラミ。フラップスプランの代表。 投稿一覧へ   こんなふうに未来を見据えた考え方の逆にあるのは “今が楽しかったらいい！うぇいうぇい！” だろうか。   これに関しては全く異論がない。 その通りだと思う。   しかし、一点だけ気をつけなければいけないとしたら、 今の楽しさはそのまま続くのか？ ということだ。   若さにはそれだけで価値がある。 見た目、体力、気力、全てにおいて充実している。 しかし、必ず歳をとり衰える。   私たちは変化する。 それが劣化となるか、進化となるか。 それを分けるのが生き方なのだろう。   私たちはつい、この“いい状態”がこのまま続くと錯覚してしまう。 だからこそ、今が楽しければいい、という生き方ではなく。 “今も未来も楽しい”という生き方が大事ではないだろうか。   だから今苦労しようぜ。という話でもない。 ちゃんと考えて向き合おうぜ。とお伝えしたい。   なぜなら、多くの人が目の前の苦痛を避けて人生で最大の損失をしているから。   人生最大の損失。それは“後悔”。 自分らしく生きればよかった。と後になって悔やむ。   だからこそ今すぐ働く時間を見直そう。   人が生まれて死ぬまで大体80年あるとして、多くの人が20歳前後で働き始める。 そして65歳前後までそれが続く。人生の１/３ぐらいは何かしら働いている。     この時間がつまらなかったり、おもしろくなかったりしたら結構きつい。 どんな仕事でも楽しむということが幸せに生きるための究極的なスキルなのだろう。 しかし、これは理想論だと思う。少なくとも私はそこまで人間ができていない。   自分の興味関心のあることにしか目は向かないし、好き嫌いという感情もある。 だからこそ、自分の好きで得意なことで人の役に立ちたい。   「好きなことで生きていけるわけがない。そんなに甘くない」   このように反応してしまう人はきっと 好きなこと＝楽なこと。 と考えているのではないだろうか。   好きなことで生きることと、楽をして生きることは違う。 好きなことで生きていくことは楽（たの）しいけど、楽（らく）ではない。   間違いなく努力がそこにはある。 しかし好きなことをしている人は努力を努力とも思わず夢中になってやっているだけだ。 努力は夢中に敵わない。   逆に言いたい。 「嫌々仕事をし続ければいつか幸せになれる」 よっぽどこの考えの方が甘い。   その仕事が好きで得意な人には敵わない。 百歩譲って好きで得意とまでは言わなくとも、誇りを持っている人に絶対負けてしまうのだから。   絶対に私たちの人生には終わりが来る。 これは真実だ。 だったら、今日を思いっきり生きよう。 うじうじ後ろ向きに悩んでいる時間はもったいない。 不平不満愚痴に囲まれて被害者的に生きるのはもったいない。   決して「もっとあれもこれもしたかった」なんて言わないように。 あー楽しかった。と言える生き方をしよう。   そのためにも、好きで得意なことで人の役に立てる人になろう。 会社を働く人の目標や夢を叶える場所にしよう。 たらたらとごく普通のことを書いてしまったが。 改めて自分に向けて。 ちゃんと考えて"今"も"未来"も楽しもう。という話。   楽しみながら前向きに働くために 楽しみながら明るく前向きに働くためには、日々学んでいく必要があります。 そして学んだことを仕事で実践していくことは、さらに楽しみながら働くことにつながるのではないでしょうか？ ワンネス経営®は公式LINEとYoutube チャンネルで組織づくりや生産性の向上方法について情報発信を行っています！ スタッフ教育やチームづくりに課題感を感じている方必見の内容です！是非ご登録下さい！ 事務局：スズキヒラク 公式LINEはこちら！ワンネス経営®︎公式LINEを追加！ Youtubeはこちら！チャンネル登録お願いします！ワンネス経営®︎公式Youtube

2021.09.23

不安や恐れの解消法！もやもやを吹き飛ばす３ステップ

突然ですが、今あなたが不安に思っていること、怖いなと感じていることはどんなことでしょうか？ 小さな不安が沢山ありますか？それとも、ひとつの大きな恐れがありますか？ きっと皆さんそれぞれ大きさも形も違う、悩みや恐れがあると思います。 だって人間だもの。（笑） 今回はこの「不安」や「恐れ」とどのように向き合うと良いのだろうか？というお話しです。 もしかしたら、あなたの「不安」や「恐れ」を解消するお手伝いができるかもしれません。 是非読んでみてください！ 大学卒業後、ヘルスケア業界で1000名以上のトレーナーを育成。 セールス下手でも日本の隅々にまで展開することに成功。 好きで得意なことで役に立つと自分も周りも幸せだ。と確信する。 その後、独立起業。インナーブランディングの専門家として活動中。 趣味はトライアスロンだが走るのは嫌い。サウナとバスケ観戦が好き。 焼肉の部位はハラミ。フラップスプランの代表。 投稿一覧へ 不安と恐れの正体は… そもそも不安とは？恐れとは？要するになんでしょうか？ 今実際に、あなたの心をざわつかせているものを思い浮かべてみてください。 失敗？病気？借金？お化け？　え、奥さん？？？ いくつかある中でも、きっとその共通点は「自分の身体または心（特に自尊心）が危機にさらされる可能性があること」ではないでしょうか？ 「身体の危機」がある場合はどうにか対応しなくてはいけませんが、きっとそれはブログ記事では手に負えないことがほとんどでしょう。 今回は「心の危機」についてです。 この「心の危機」のことを、私たちは「不安」や「恐れ」と言っています。これがあるとなかなか前に進むことができません。 共通点が「心の危機」だとわかったところで、今度は時間軸で考えてみてください。あなたの抱えている不安は「今」のことでしょうか？ 『ちょうど今、失敗してる最中だからすごい不安！！！』 笑。なんだか違和感があります。 「不安」や「恐れ」とは、未来を想像した時の産物です。 もっと平たく言うなら、未来のことは「よくわからない」から不安なのです。 「定義する」ことが不安や恐れを解消する第一歩 「よくわからない未来」が不安の原因ならば、先に「決めて」しまえばいいのです。 「よくわからないもの」を「わかるもの」に変えてみましょう。 不安なら、決めてしまおう、ホトトギス。です。 不安や恐れを解消する最初の一歩は「言葉の意味を決めること」つまり「定義する」ことが大切なのです。 ※ミーティングなどで「まず定義しちゃいましょう」と共通言語で使えるといいですね。 ちなみに私の師匠は類義語「不明確を明確にせよ」を使用していました。 ※ちょっとニュアンスが違う使い方もするので同義語ではない。 定義する→因数分解→行動で不安を吹き飛ばす 「定義する」ことがどのように不安を解消していくかを具体例で考えてみようと思います。 例えば、「お客様へ新商品のプレゼンをする」という場面があったとします。けっこう緊張して、「うまくできるかな、、」「失敗したらどうしよう、、」と不安も大きくなりますよね。 では「お客様へ新商品のプレゼンを成功させる」を定義してみると。「上手に商品の魅力を伝えること」だとします。 ※この定義が合っている間違っているというのは、大して問題ではありません。 ここから「上手に商品の魅力を伝えること」を因数分解してみましょう。 ▼商品の魅力を完璧に理解する。▼相手の前で緊張しないで話すことができる。 ぐらいでしょうか？ 因数分解のコツは、【行動レベルの項目まで細かく】することです。 --------------------------------------------------------- ▼商品の魅力を完璧に理解する・実際にその商品を使いこむ・使用者に魅力をヒアリングする・ノートにまとめ、移動中に読み込む --------------------------------------------------------- ▼相手の前で緊張しないで話すことができる・普段の話し方から意識をしてみる・発声のトレーニングをする・上手な先輩に聞いてみる --------------------------------------------------------- ここまでして人は初めて「よしやってみよう！」と行動に移すことができます。 この状態になると、「うまくいかなったらどうしよう」という不安よりも「うまくいくために頑張ろう！」という気持ちに変わってくるはずです。 定義する→因数分解する→行動に移すこの３ステップで不安を吹き飛ばしていきましょう！ まとめ 今回は不安や恐れの解消法をご紹介しました！ポイントは【よく分からないこと】を【よく分かる】ところまで分解して行動レベルまで落しこむことです。 定義する→因数分解する→行動を決める ここまでして人は行動に移すことができるようになります。 こんなの当たり前すぎて…と思ったあなた！ 知っててもできている人は少ないですよ。 人に対してはもちろん、自分自身に対しても。 これから先、漠然として不安を感じた時には、ぜひ定義することから始めてみてください！ またあなたの周りに、不安や恐れ押しつぶされそうな部下や同僚がいたら是非この方法をお伝えください。３ステップで前向きに捉えることができるかもしれません。 それでは！ 学びを忘れずに継続するために 気づいた事、学んだ事を忘れていってしまうのはとても勿体無い事です。 ワンネス経営®の公式LINEではチームの生産性を上げる方法やマネジメントのコツについて定期的に情報発信を行っています！ 継続可能で実践的な学びを公式LINEから受け取ってください！ 事務局：スズキヒラク ワンネス経営®︎公式LINEを追加！