Column

2022.08.18

優先順位の正しい付け方【もう迷わない！お悩み解決編】

最近ワンネス経営研修プログラムの中で「時間管理」についてのコンテンツが大変ご好評いただいています！ 今さら聞けないタスク管理の基礎基本についても記事を書かせていただきました！ https://flapsplan.co.jp/blog0113/ 「仕事ができる＝正しい優先順位がつけられること」というくらい優先順位をつけることは重要でタスク管理の４ステップの中でもStep3 優先順位を決める！が難しい！と感じている方が多いようと感じます。 仕事の引き継ぎが一生終わらない！ 新しいプロジェクトが始まるのに今の業務で手一杯！ いつも目の前の業務に追われてしまう！ どの企業様でも“あるある”の素敵なお悩みです。 今回はアシスタントトレーナー水越結花がお答えさせていただきます！ フラップスプランの笑顔担当。一児の母。歌を愛し歌に愛された女。 働く人のサードプレイスとしてワンネス経営アシスタントトレーナー＆毎月50名のメンタリングを担当。東京マラソン2023でサブ4達成！ 投稿一覧へ お悩み「部下に仕事を渡すには？」 Q .最近チームリーダーになりメンバー2人と仕事をすることになりました！ 部長からは、自分の持っている仕事をメンバー２人にお願いして、自分はさらに大きな案件に取り組んでいくために時間を作るようにと言われました。 しかし、いざメンバーにお願いしようと思うと、何をお願いすればいいのか分からなくなってしまいました。　（BtoB製造メーカー　営業職　29歳男性） 回答「優先順位を明確にしましょう！」 A .まずは優先順位を明確にしましょう！ チームリーダー就任おめでとうございます。 自分一人の時は、そんなに困らなかったのに、いざ部下を持つと何をどうしていいか分からなくなる人は結構多いです。 それだけ、他のメンバーに対して責任を持っている証拠なんだと思います。 自分が本当にすべきことがなんなのか？が不明確だと優先順位がわからなくなり、どの業務を渡していくべきか？が分からなくなっていくのです。 そんな時に便利なとても有名な表があります。 緊急重要マトリックスと呼ばれるものです。 調べてみると、アメリカ軍元帥であり第 34 代大統領のドワイト D アイゼンハワーアイゼンハワーさんの業務遂行能力がとても高く、その考え方を７つの習慣で有名なスティーブン・コビー博士がまとめたそうです。 なので、アイゼンハワーのマトリックスとも呼ばれています。 縦軸に重要度、横軸に緊急度を置くと４つの区分ができます。 A重要で緊急　第1象限 B重要だが緊急ではない　第２象限 C重要ではないが緊急　第３象限 D重要でも緊急でもない　第４象限 研修中に「どの順番で着手しますか？」と質問をすると、多くの人が A→C→B→Dと回答します。 そりゃそうですよね。緊急って書いてあるんだから。 でも、時間管理を勉強したことがある人は A→B→C→Dと回答するのです。 なぜなら、アイゼンハワーのマトリックスの内訳がこんな中身だからです。 ふむふむ。。。 確かに、第２領域大事だ。 え、でも、、かかってきた電話を無視できんやん。 多くの会議や報告書を後回しにしたら上司が激おこやん。 わたしと同じように多くの会社員の方がそう思ったのではないでしょうか？ そこで！ 弊社代表の福永は考えました！ アイゼンハワーさんからのコビーさんからの福永さん。 レジェンドたちからのバトンを受け取り仕上がりました。 それがこちら！ 福永曰く、 「重要度という表現が曖昧すぎて人によって捉え方が変わってしまう。だから、自分にしかできないこと、もしくは、自分がすると自らの価値が最大化できて、コストパフォーマンスが良いことと定義すると分かりやすくなる」 だそうです。 例えば、会社に電話がかかってきた時、不毛なセールスなのか嬉しい問い合わせなのかは出てみないと分かりません。 だからこそ、集中して新しいプロジェクトの資料作りをしている上司の手を止めずに部下が電話に出ることは、とっても意味があり価値が高いことなのです！ 自分にしかできない仕事 自分の時給より価値の高い仕事 自分の価値が最大化する仕事 この３つの原則が重要です。 それなのに、多くの会社では「新人の（精神的）トレーニング」みたいな扱いになっていてちょっと本質からずれてしまっているなぁと感じることが多くあります。 その渡し方では、嫌なことを押し付けられた、と感じてしまいますよね。 まとめ 時間管理、優先順位について共通認識を持つことが生産性の向上にとても重要であることがお分かりいただけましたか？？ 優先順位を明確にする たったそれだけ、人にお願いしやすくなったり、自分自身の充実感も全く変わってきたりします。 そして迷ったらすぐに上司に相談する。 優先順位を明確にして、毎日の仕事をもっとたのしくおもしろく！していきましょう！ 優先順位が明確になったらスケジューに落とし込みましょう！ この記事を読んでくださった方に弊社で使用しているの週間管理表を差し上げます！ エクセルファイルになっていますので自由にカスタマイズが可能です。 目標達成のために仕事の優先順位を明確にして、スケジュールをしっかり管理しましょう！ 事務局：スズキヒラク 週間管理表のダウンロードはこちら↓↓↓週間管理表エクセルファイルを手に入れる

2022.06.02

“いつか”という日は一生来ない。

これまでに3,000人以上の面談を通じて分かったことがある。 行動する人としない人の違いだ。 気づいたきっかけは、何かしらの挑戦を促した際に結構な確率でこのように答える人が多いこと。 「“いつか”自信がついたらやってみます」 類似例として 「◯◯ができたらやってみようと思います」 「ひと段落ついたらやってみたいんですけどね」 などのパターンが存在する。 残念ながら、この人たちに“いつか”はやってこない。 今回は、なんだかんだで行動しない人のメカニズムについて掘り下げる。 大学卒業後、ヘルスケア業界で1000名以上のトレーナーを育成。 セールス下手でも日本の隅々にまで展開することに成功。 好きで得意なことで役に立つと自分も周りも幸せだ。と確信する。 その後、独立起業。インナーブランディングの専門家として活動中。 趣味はトライアスロンだが走るのは嫌い。サウナとバスケ観戦が好き。 焼肉の部位はハラミ。フラップスプランの代表。 投稿一覧へ 私の“いつか”はいつなのか？ 現在、私はワンネス経営という研修のトレーナー（講師）をしています。 おかげさまで「話すのが上手ですね」とか「わかりやすい」などと、お世辞も含めて言っていただけることがあります。 とても嬉しいしありがたいのですが、そもそも今の研修トレーナーという仕事をしようなんて思ったことがありません。むしろ気がついたらこれしか残ってなかったという消去法です。 そう考えると、前述の 「“いつか”自信がついたら」 はて？お金がいただけるほどの話をできるようになったのはいつからだったのか？ 私の“いつか”はいつ来たのだろうか？ きっかけがあるとしたら、フィットネスクラブのインストラクターとして人前で運動指導をしていたことなのかもしれません。 ただ、その時もアルバイト感覚で（実際アルバイトだったし）今のように伝えることをトレーニングしたわけではありません。そもそもリズム感も音感も悪いので、むしろワンツーワンツーとリズムをとるので精一杯だし、よく間違えていました。 それなのに、なぜか「できる」という確信だけがありました。 気がつけば、エクササイズ指導そっちのけで体の仕組みについて講義を始めていました。 「さっさとエアロビクス始めろ〜！」とヤジをいただくほどに。 しかし、私の話を喜んで聞いてくれる「理解してからエクササイズしたい勢」の後押しのおかげで、それなりに人気のインストラクターになっていたのです。 これが人前で話をしてお金をいただいた人生初の体験だったのかもしれません。 ただ、断言できるのは決して何かの準備が整ったから、自信が持てたから人前で話し始めたわけではないことは確かです。 晒される勇気 その後、さまざまな職業を体験したのち、パーソナルトレーナーやグループインストラクターの育成に深く携わることになりました。 パーソナルトレーナーとは、１対１でトレーニング指導を、グループインストラクターは数人〜数十人の人にエクササイズ指導をする職業です。 だからこそ、人前で話すことについて話題にすることが多かったのですが、 「“いつか”自信がついたらやってみようと思います」 この言葉を繰り返し発して「人前デビュー」した人を私は見たことがありません。 なぜなら、人前で話せる人は、既にもう人前で話しているからです。 自信がついたらの自信はいつつくのでしょうか？ 結局のところ、できるとかできないとかは横に置いて、人前で話してみて失敗して、恥をかいたり、悔しい思いをしたり。そういう体験で自分の心を磨いていくしかないでは？ 私たちの自信とは、晒される勇気を持って心を磨き、保身の鎧を手放していくしかない。 そう確信したのです。 逆に「人前デビュー」したのは「あと◯回、友人相手に本番想定でやってみて、よさそうならデビューします」と明確な目標設定をしている人たちでした。 自信も不安も実態がありません。 きっと自分で決めた目標に向けて努力したことしか残らないということなのでしょう。 万全など一生来ない 私は趣味でトライアスロンをやっていますが、正直、走ることがとにかく苦手です。 ですからトレーニングと称してフルマラソンにたびたび出場しています。（そこまでしないと日頃走らないからです） しかし、どれだけゆっくり余裕を持って走っていても、30キロを超えると膝をはじめあちこちに痛みが出て足が止まってしまい、歩いたり止まったりを繰り返してしまいます。 もう、あちこちが痛いので、できることならすぐに回収車に乗りたい。そんな気持ちです。 しかし、同時に負けず嫌いなので“膝さえ痛くなかったら、体が万全だったら最後まで走れるのに”そんな言い訳が頭に浮かんでくるのです。 そんな状況を弊社のサブ3.5を目指しているスタッフ水越ユカに相談をしてみました。 福「30キロを超えたときやっぱり走り慣れてるから痛みとかないの？」 ユ「え？めちゃ痛いですよ、あちこち痛いです」 え？マジ？ってなりました。 いつも笑顔でマラソンを走り切る水越を見ていて、私は練習すれば痛みが出なくなって、最後まで楽しく走りきることができると信じていました。 もちろん、練習の目的は最後まで楽しく走りきれる体力をつけるためでもありますが、それよりも走り込むことで【痛みに慣れる】そうです。 衝撃的でした。それこそ、そもそも走り込みが足りない私からすると異次元の話でした。 結局、万全な状態など存在しない。 この話をしていたときに、大好きなマンガを思い出しました。 『め組の大吾』曽田正人　小学館　に出てくるワンシーンです。 主人公の朝比奈大吾がレスキュー隊を目指すため、過酷な試験に向けて必死にトレーニングを積み上げる。しかし、その試験前日の山火事によって一晩中、要救助者の命を守るために徹夜で山を駆けまわることになってしまった。結果、要救助者の命は守ることはできたが心身ともに疲れ果てた大吾の姿を見て、同僚たちは「明日の試験は無理だ。諦めて、また来年頑張れ」と。 しかし、伝説のファイアファイターである五味所長だけは違った。 「一生こんなもんさ、俺たちは！」 『め組の大吾』第７巻より　小学館 そう言って大吾を試験に送り出した。 試験の結果は、、ぜひマンガを読んでみてください。 私はこの一言こそが真理だなと思うのです。 まとめ “いつか”という幻想を追いかけてはいけません。 なぜなら、準備が整う、万全の状態など一生来ないのですから。 私たちは常に見切り発車で一歩を踏み出すしかないのです。 走りながら考えて、走りながら決めるしかありません。 きっと、あちこちが痛くなるでしょう。 それこそがあなたを輝かせる自信の素（もと）なのです。 筋肉がトレーニングの筋肉痛を乗り越えることで強くなるように。 私たちは一歩踏み出す勇気で心のトレーニングができるのです。 “いつか”なんて待たず、一歩を踏み出しましょう。 私も一緒に踏み出します。 学びを日常的な習慣にするために！ どんなに意識をしていても、人間は忘れてしまう生き物です。 公式LINEにご登録いただければ、スタッフ教育やチームづくりについてのお役立ち情報を自動的に受け取る事ができます。 特に経営者や管理職の方で、チームづくりについてお悩みがある方は必見です！ 下のボタンからご登録お願いいたします！ 事務局：スズキヒラク ワンネス経営®︎公式LINEを追加！

2022.06.07

仕事ができる人とできない人の違いとは？

今さら聞けないタスク管理の基礎基本 ワンネス経営を導入してくださっている企業の皆様に向けて、月に1回の1on1（メンタリング）を行っています。 4月から部署が変わったり、メンバーが変わったりと変化がある中、最近よく聞くお悩み・共通した課題を見つけました。 フラップスプランの笑顔担当。一児の母。歌を愛し歌に愛された女。 働く人のサードプレイスとしてワンネス経営アシスタントトレーナー＆毎月50名のメンタリングを担当。東京マラソン2023でサブ4達成！ 投稿一覧へ お悩みあるある３選の発表です！ その１　目の前の業務に追われてしまう！その２　何から手をつけていいか分からない！その３　就業時間内に業務がなかなか終わらない！ その結果っ！ がんばってるはずなのに成果がいまいち出ない！！（せつないっ！！） そして、決め台詞は・・・「時間がない！！！」（いよっ！めっちゃよく聞く！） 新入社員からマネージャー・経営幹部メンバーまで表現の仕方や業務の中身は違えど、共通して多い課題。 それがタスク管理！ 自信を持って効率的に管理できている！と言える人は少ないようです。 今回は、ワンネス研修でもお伝えしている時間管理の重要性、タスク管理の方法についてご紹介します。 タスク管理とは？ この記事を書くにあたって改めて、自分でも勉強してみようと思い「タスク管理とは？」から調べてみました。 文字通り、 タスクを管理すること。以上。 いやいやいや。 タスクってなに？ 課された仕事。課題。 コンピュータで処理される作業の最小単位。ジョブ。 だ、そうです。 つまり、タスク管理とは、 ある仕事を完遂するために必要な業務を洗い出し、重要度や優先順位を設定し、日々業務を進めること。 と言えます。 コロナ禍のテレワークの急速な普及により、オフィスにいなくてもタスクを自己管理し、情報を共有できる環境が今まで以上に求められるようになりました。 実際、【タスク管理】と検索すると、効率的に管理するT O D Oリストや進捗管理ツール、チャット機能やスケジュールと連携できる便利ツールなど、数々のI Tツールがラインナップされています。 業務効率化をはかるためタスク管理ツールが注目され、多くの企業が導入していることが分かります。 しかし、どれだけ道具が充実していてもそれを使う人が使い方をよく分かってなかったら意味がありません。 次になぜタスク管理が必要なのか考えてみました。 なぜタスク管理が必要なのか？ タスク管理、その目的は？と考えてみると、 個人が担当している目標を達成し、 できてない部分をチームメンバーが協力できるように、 メンバーの進捗状況を正しく把握し、チーム全体の目標を達成させるため と、言えます。 つまり、目標達成に向けて部署やチームのマネジメントにおいてもタスク管理は必要不可欠なのです。 タスク管理を行うことで、 抜け漏れがなく、 効率の良い業務の遂行 が可能な状態を作るのです。 やはり、ただツールを導入するのではなくて、共通認識を持つことが重要だと思いました。 みんながバラバラなマネジメントをしていたら成果が出ないのと同じで、タスク管理の方法を共通にすること、同じ認識で共有することがとても大切ですね。 その中でも、実際に仕事をしていて感じるのは、仕事の優先順位を明確にすることが、とても重要で難しいということです。 わたし自身、やることはあるのに、何から手をつけたらいいの？となった時に、一番不安になってパフォーマンスが落ちる。という体験がありました。 そこで、改めて自社内のタスク管理を見直そうと勉強会をしてもらい、学んで実行したところとても充実してきたのでご紹介したいと思います。 タスク管理の４ステップ それではここからは私たちフラップスプランで実際に行っているタスク管理の方法をお伝えしていきます。 私はこの方法を習ってから仕事が少し楽しくなってきました。 以前はやらないといけない事が頭の中にたくさんあるんだけど今何をすればいいかと言うことに対してとても不安を感じてしまっていました。 この方法であれば新入社員の方から管理職の皆さんまで 頭の中を整理して思考スッキリ行動バッチリの状態を作ることができるのでは？と思っています。 その手順がこちら！ Step１　タスクを書き出すStep２　時間の見積もりをするStep３　優先順位を決めるStep４　週間スケジューに落とし込む Step１　タスクを書き出す（ぶあーっと書き出す） まずは今やらないといけないことを全て書き出します。 ここに制限を持たせてはいけません。 とにかく 今やらないといけないと感じていること やりなさいと言われていること やった方がいいなと思っていることなど 気にせず全てを書き出します。書き過ぎぐらいでちょうどいいです。 その際のコツとして「今不安な事は？」自問をしてみてもいいかもしれません。 Step２　時間の見積もりをする（慣れないうちは思っている倍） 次にそのタスクに対して一体どれくらい時間がかかりそうか？をざっくりでいいので書いていきます。 2時間を超えるものに関してはさらに細分化をしていきます。 タスクの右に書いていくのをおすすめします。 この時間見積りがやったことがない場合、少なすぎたり、多すぎたりするのです。 経験者に教えてもらって目安を教えてもらうといいかもしれません。 Step３　優先順位を決める はい！タスク管理のハイライトがこちらです！ すごく難しくてここが不明確なことが理由で道に迷うことがよくあります。 ワンネス研修の中で「仕事ができる＝正しい優先順位がつけられる」と習いました。 この図にあるように緊急重要なタスクの左側にAと書きます。緊急重要とは締め切りのある自分にしかできない業務です。 そして緊急ではないが重要なタスクにはBと書きます。 緊急ではない重要なこととは締め切りがない自分にしかできないことです。いますぐ求められているわけではないが着手しておくことでこの先さらに良くなること。例えば、健康づくり、商品の改善や未来の計画などがこれにあたります。弊社の福永がよく言ってますが、「Bタスクに時間をかけることが人生を前に進める秘訣」だそうです。 さらに、人にお願いできることにCとつけていきます。 そして、そのアルファベットの右に本当の優先順位をつけていきます。 A１、A２、B１、B２、という具合です。 これを読んでくださっている方が管理職の方や一人前のプレイヤーであれば自分自身で優先順位をつけて構わないと思います。 しかし、わたしもそうですが、まだまだタスク管理に慣れていらっしゃらない方はここを上司に相談することがとても望ましいと思います。 なぜなら、ついつい、すべきこと、めんどうくさいこと、大変なことを後回しにしてしまうからです。だって人間だもの。 人間は簡単なこと楽なこと好きなことから着手してしまう。この人間の真実を受け止めて優先順位を考えていくと、本質的な時間の使い方の改善につながっていくのだと思います。 Step４　週間スケジューに落とし込む ここまで来ればもう安心です。 ここまで上げたタスクを今度は週間スケジュールに記入していきます。 オススメなのはバーチカルタイプの手帳です。 ちなみに弊社ではオリジナルのこのような形のものを使用しています。 この時のポイントが着手日を決めるということ。 締め切り日から逆算して、いつ着手するかを書いていきます。 ついつい締切日にとらわれがちで、（あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ）と頭の隅っこにあることが一番集中できないない。つまりパフォーマンスが落ちる原因です。 だからこそ「いつ始めるかを明確にする」そうすると、その時まで忘れていいのです。この忘れていい、が今ここに集中するためにとても重要だと感じています。いつ始めるかを決めるからマインドがフルネスするのです！ まとめ 時間を制するものは目標達成を制する。 1日24時間はみんな平等に与えられています。 「時間がない！」は自分の能力がない！と言っているのと同じ。かなぴー どんなにI Tが進化しても実行するのは人間！私たち自身だーーーーーー 目標達成に向けて、もう１度タスク管理から見直してみてはいかかでしょうか？ きっとこの力は仕事だけではなくプライベートにも活かせるはず。 わたしもコツコツ積み上げて時間とタスク管理の達人を目指します！ そして！ この記事を読んでくださった方に弊社で使用中の週間管理表を差し上げます！ 下記からアクセスアクセス！ 週間管理表のダウンロードはこちら↓↓↓週間管理表ファイルを手に入れる 週間管理表をさらに活用するために！ ワンネス経営®︎の公式ラインでは生産性が高く強いチームづくりの情報を定期的に配信しています。 目標達成や時間管理のポイントやコツを紹介中です。週間管理表とセットで活用していただける内容になっていますので是非ご登録ください！ 事務局：スズキヒラク ワンネス経営®︎公式LINEを追加！