2025.02.27
チームづくり
目次
業務プロセスの「無理」「無駄」「ムラ」を見直して時間とコストの削減を図る「業務効率化」は、企業に求められる課題の一つです。
しかし、業務効率化を図りたいものの、具体的にどうしたらよいかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化のステップや具体的なアイデア、アイデアを取り入れるポイントについて紹介します。
業務効率化のアイデアを知りたい担当の方は、ぜひ参考にしてみてください。
業務効率化を成功に導くためには、体系的なアプローチと計画的な実行が必要です。
効率化のプロセスは下記の5つのステップで行うのがおすすめです。
それぞれ解説します。
日常的な定型業務から特殊なケースまで、すべての業務フローをリストアップして可視化します。
各タスクの所要時間や担当者、関連部署との連携状況を明確にし、効率化の対象となる業務を特定するための基盤を整えることが重要です。
実務を担当する従業員からの直接的なフィードバックを収集します。
現場の声を活かすことで、より実効性の高い改善策の立案が可能になります。
部門間の調整や必要なリソースの確保も含めた実現可能な計画を立案します。
プロジェクト管理ツールを活用し、各施策の実施時期と期間を明確に設定するのがおすすめです。
計画に基づき、施策を実行します。
その際、定期的な進捗を確認しながら、必要に応じて計画の微調整を行うことが重要です。
想定外の問題が発生した場合も、迅速な対応と柔軟な計画の修正により、効率化の取り組みを着実に進めます。
施策実施後は、定量・定性的な評価を実施し、目標達成度を確認します。
効果が十分でない場合は原因を分析し、さらなる改善策を検討する必要があります。
業務効率化を実現するには、個人やチームレベルで実施できる効率化の方法を把握しておくとよいです。
具体的な6つのアイデアを下記で紹介します。
日々の業務内容を具体的にリスト化し、タスクの全体像を把握します。
これにより、重要度や緊急度に基づいた優先順位付けができ、時間配分の効率化が可能です。
また、完了したタスクを確認することで、進捗状況の管理もしやすくなるのがポイントです。
各業務に適切な期限を設定し、時間を意識した仕事の進め方を心がけます。
特に、メールチェックなどの定期的な作業は、特定の時間帯を決めて集中的に行うことで効率化が図れます。
テンプレート機能や自動化ツールの積極的な活用によって、繰り返しの作業を効率的に行えます。
定型文書の作成やデータ入力などの定型業務は、適切なツールを使用すれば大幅な時間短縮が可能です。
デスク周りやデジタルファイルの整理整頓を徹底し、必要な情報にすぐにアクセスできる環境を整えます。
また、情報検索の時間を最小限に抑えるには、メールのフォルダ分けや文書のファイリングシステムを確立することが重要です。
報告・連絡・相談を適切に行い、チーム内の情報共有を円滑にします。
加えて、オンラインツールを活用すれば、時間や場所に縛られない効率的なコミュニケーションが可能になります。
作業手順のマニュアル化やフォーマットの統一により、業務の品質と効率を向上させます。
標準化されたプロセスの導入で、個人差による作業のばらつきを減らし、チーム全体の生産性を高めることが可能です。
業務効率化のアイデアを取り入れる際は、次の3つのポイントを押さえておくとよいです。
それぞれ解説します。
業務効率化の取り組みを始める前に、「なぜ効率化が必要か」という目的を明確にします。
残業時間の削減や生産性の向上など具体的な目的を設定しておけば、チーム全体の方向性が定まり、効率化への意欲も高まります。
この場合、できるだけ数値化できるものを選び、達成度を測れるようにすることが重要です。
すべての業務を一度に効率化することは困難です。
まずは現状の業務を詳細に洗い出し、重複している作業や統合可能なプロセスを特定します。
その上で、効果が高く実施しやすい業務から優先的に取り組むことが大切です。
効率化の施策は、段階的な実施が成功のカギとなります。
小規模な取り組みから始めて効果を確認し、問題点があれば修正を加えながら徐々に範囲を広げていきます。
定期的な効果測定とフィードバックを通じて、持続的な改善を図るのがポイントです。
業務効率化は、5つのステップに沿って体系的に進め、具体的なアイデアを基に適切に実施することで大きな成果につながります。
特に重要なのは、明確な目的設定、現状分析、そして段階的な実施です。 ぜひ、今回の記事を参考に、業務効率化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
この記事を書いた人
泉水 ちか
東京都在住のWEBライター。フリーランスで様々なジャンルのライティングをこなす。人のこころに興味があり、心理学・カウンセリングの資格を多数取得。マーケティングにも活かすべく奮闘中。趣味は映画鑑賞(ホラーやアクション!)と温泉・銭湯めぐり。長年、放送業界にいたため音楽に詳しい。運動嫌いのインドア派だが夏フェスは好き。ラーメンと寿司と焼肉があれば大丈夫。
2021.10.28
チームづくりは大変:私から「私たち」になる
チームづくり懸命な読者諸兄はご存じかと思いますが そうです、わたくし、、、 わがまま娘でございました。 そんなわがまま娘がチームづくりをするとこうなった!? 華麗な?失敗談を書いてみようと思います。 わたしはわたしのために、みんなはわたしのために チームづくりの名言といえば -One for All, All for One. 「1人は全員のために、全員は1人のために」と誤解されることが多いのですが、本来は「1人は全員のために、全員は1つの目標のために」と言う意味です。 これが、なんと! -One for Me, All for Me. 最低ですね。笑 わたしが作ったわたしのためのチーム。 そうあれは数年前の春、、、。 とあるコンサートに向けて、プロジェクトチームを立ち上げました。 ・運営チーム ・ステージチーム ・制作チーム サポートミュージシャン、衣装デザイナー、ヘアメイクなどなど、それぞれのスペシャリストが集まり、最高なチーム!にご満悦でした。 それぞれのチームと私の関係は良好でコミュニケーションもとれている! なんの問題もなく進んでいる! ・・・と思っていました。 しかーし!!! 忘れてはいけません、 リーダー(自称)は25歳のわがまま娘なのです。 どっかーん!!!! 本当に赤裸々に書きますと。。 失敗1 わたしのためのわたしのチームですから、わたしが全員に「よろしくね」とお願いをしていました。 Aさんには部門リーダーとBさんには特に内容も言わずに「よろしくね」をやっちまいました。 すると、Bさんは「ユカさんのためにがんばりたい、Aさんの下に付くのは嫌だ」と、なりました。 社長の福永に当時のことを話したら、 「放射状のマネジメントによる弊害だね」 と、難しいことを言われました。 そもそも、チームメンバーに入ってもらう際に、 ・明確な役割 ・期待していること ・欲しい結果 を伝えていなかったこと、そして、わたしのためにがんばって!と思っていたこと。 これが原因です。 本当は、チームの目標達成のためにがんばって!よろしくね!って言わないとダメだったんです。 失敗2 プロジェクト進行中に、すごいデザイナーと出会ってしまいました。 超有名アーティストを手掛けている方!テンション上がってわたしが!一目惚れ。 チームのメンバーに承諾も取らず、C Dデザイン打ち合わせに勝手に呼びました。 もう想像がつくと思いますが。 チームメンバー一同 「誰?」 から、一気に不協和音が奏でられました。 これは自分勝手リーダーあるあるらしいです。 と、このように失敗例というか、どこが成功だったのか。。。 今思えば、当時のわたしのリーダー像は 「わたしが!!!」 すべて中心になって動くことでした。 わたし大活躍!?な感じが、なんだかみんなに必要とされて忙しい!感じが・・・わたしできる女!わたしリーダーしてる!嬉しい!とさえ感じていました。 結果、放射線状のマネジメントになってしまい、わたしの都合でみんなが振り回され、わたしが気分のいいチームになっていました。 本番が近づくにつれてどんどん機能しなくなっていきました。 どのように解決したのか? こんなわたしでも「あ、やばい」と気がつける出来事がありました。 先のほどのAさん、Bさんがお互いに「相手がいるならやめる」と言い始めたのです。 どちらもとても大切で必要な人でした。 ここで限界を迎えます。 ようやく、自分のリーダーシップが間違っていたと気がつきました。 ここで、本当に救いだったのは、当時の唯一の強み(であり最大の弱み)が、 必殺!「できん!ぴえん!お願い!!!」 ができたことでした。 めちゃくちゃ巻き込んで突っ走るわりに、「無理!」と思ったら「助けてー!!!」という超絶カッコ悪いことをそれはもうすんなり言えました。笑 今思えばこのリーダーいやだ!と心底思いますが、 ・周りに頼ることができる ・仕事を任せることができる ことは、とっても大切なリーダーの役割ではないかと思います。 (最初からちゃんとお願いできていればよかったんですよね~) 男性性が強いリーダーはこれができなくて、自分がやったほうが早い、最後は自分が全部やればいい、と仕事を抱えがちになっています。 また後任が育たないと悩まれている方も多いのではないでしょうか。 男性の中で働く女性も、同じ。 女性だからとなめられたくない!負けたくない!と、もがいている姿を見ると、必殺できん!ぴえん!お願い!!!を伝授してさしあげたくなります。 具体的に何をお願いしたのかというと 1.間を取り持つことが得意な人にお願いする2.とにかく全員で話す 得意なことに専念するために 1.間を取り持つことが得意な人にお願いする ビジネス的な言い方だと「ハブになる人材を任命する」だそうです。 ハブになる人材、って書いてて、ハブってなんだ? ・・・・となりましたので、解説です。 ハブ 【hub】ハブとは、車輪やプロペラなどの中心にある部品や構造のこと。転じて、中心地、結節点、集線装置などの意味で用いられる。 ということで、私が放射状にしてしまい、私としか繋がっていなかった(しかも連携を取ろうとはしない)人間関係を横同士で接着剤のようにくっつけてくれる人にお願いをしました。 おかげで、連絡事項の滞りがなくなりました。 2.とにかく全員で話す 思い返すと、わたしからあなたへ~と、その人だけにリーダーよろしく。と伝えてあるので、メンバーは何も知らない状態でした。 そこで、改めて全員に集まってもらい、このプロジェクト全体像について話しました。 それはもう、そこまでの不満、ストレスが全開でいつ乱闘騒ぎになるのかとヒヤヒヤでした。 しかし、お互いの顔を見ながら、お互いの想いを知ることで、お互いにわかったこと。 それは、いいコンサートを作りたい。という一つの思いです。 今、ワンネス経営研修の中でもお伝えしていますが、これが「対話の大切さ」だったんだ。 全員が一人一人の役割を理解し、やり切ろう。と思ってもらえたところから、改めてプロジェクトが動き出しました。 結果、自分で全部やろうとせず、適材適所を見極めお願いし、わたしがやるべきこと「ステージの真ん中に立ってお客様を笑顔にする」に専念。 必殺「できん!ぴえん!お願い!!!」を受け取ってくれた周りの素晴らしい大人たちのおかげでコンサートは大成功しました。 当時のチームのみなさまには、わがまま娘が大変お世話になりました。と富山の新米をお送りしたいところです。 (ご希望の方ご連絡くださいませ。 、、、チームづくりって大変よね。 全国の経営者の皆さまにおかれましては、日々の大変さ痛み入ります。 毎日、あれやってんのか。と思うと本当に大尊敬です。 対話の大切さをぜひチームづくりに生かしてください。 呼んでいただければアシスタントとして馳せ参じます。 https://flapsplan.co.jp/blog0044/ https://flapsplan.co.jp/blog0034/ より良いチームづくりを行うために マネジメントやチームづくりは、いきなりできるものではありません。 チームメンバーに仕事を楽しみながら成果を出してもらうコツは何か?主体的に取り組んでもらう為のポイントはどんなものか?さまざまな事を学んでいく必要があります。 ワンネス経営®の公式LINEでは経営者と管理職向けのチームづくりについて情報発信を行っています! 自走するチームをつくる為にご登録下さい! 事務局:スズキヒラク ワンネス経営®︎公式LINEを追加!
2022.06.21
「ぱ」を「ら」に変えて
チームづくり小学生の時「誰とどこに行くの?」 中学生の時「テスト勉強したの?」 まさかの40歳を超えて「ちゃんとご飯食べれてるの?」 恥ずかしながらこれらは、実際に私が母親から言われてきた言葉だ。 実は意外と多くの人が親から言われているのではないだろうか? 小さな頃から年を重ねていくつになっても。 親と子という関係性は変わることがない。 私たちはずっと心配をされている。 愛情表現として良かれと思ってやってしまう「心配」という行為。 この真相について今回は考察していく。 大学卒業後、ヘルスケア業界で1000名以上のトレーナーを育成。 セールス下手でも日本の隅々にまで展開することに成功。 好きで得意なことで役に立つと自分も周りも幸せだ。と確信する。 その後、独立起業。インナーブランディングの専門家として活動中。 趣味はトライアスロンだが走るのは嫌い。サウナとバスケ観戦が好き。 焼肉の部位はハラミ。フラップスプランの代表。 投稿一覧へ 親ガチャと言われる理由 昨今、「親ガチャ」とか「親からの呪い」なんて言う言葉がネット上に溢れています。 本来、愛情の塊のような存在であるはずの、「親」がなぜ鬱陶しさや、敵対的なポジションに置かれてしまうのでしょうか? それは、子どもには幸せになってほしいがゆえに、自分自身が体験したことから身につけた価値観を子どもに強要してしまっているからです。 一言で言ってしまえば「愛情深いがゆえ」なのですが、なかなか子ども側からすると受け取りにくいメッセージになってしまいます。 なぜなら、子どもからすると自由が奪われている感じや、押さえつけられている感じを受け取ってしまうからです。 これは愛情のように見えて、実は子どもが傷つかないようにコントロールを無意識のうちにしようとしてしまっていることから、純粋な愛情として伝わりにくい。と考えられます。 例えば、突然あなたに「あなたのことが心配だから、この本を買いなさい!」と、成功法則や自己啓発を押し売りしてくる人がいたら鬱陶しいと思いませんか? うるせーよ。ほっとけよ。と。 愛と押し売りの間にあるのが親の愛。 親は愛情だと思って伝えています。 しかし、伝える側も受け取る側も未熟なために感情の行き違いが起きています。 上司ガチャも同じこと さて、これと全く同じ感情の行き違いがビジネスシーンに置いても起きています。 親ガチャとほぼ同義語として上司ガチャという言葉で表現されています。 どちらも子どもと部下側には選択権がないことから、ガチャガチャ(くじ引き)のように運に左右される環境であるという比喩(ひゆ)です。 そして親ガチャ、上司ガチャと揶揄(やゆ)される原因として共通して言えることは、間違いなく、未熟で歪んだ愛情表現によるもの。 つまり親も上司も、不完全な存在であることから、子どもや部下側がほしい表現で渡されていないのです。 なんにせよ、価値観の押し付けというのは私たちが鬱陶しく、受け取りにくいと感じる原因であることは間違いなさそう。 その代表格が相手を思うがためにしてしまう「心配」です。 心配は、相手が失敗するのではないか?という前提で生まれてくる感情です。 成功して欲しいと思っているのに、成功するとは信じられないのです。 この歪さに私たちは気がつかなければいけません。 「ぱ」を「ら」に変えて 私は年齢も40歳を超え、しっかりと仕事をして、それなりに生活はできています。 それなのに電話がかかってくると「ごはんは食べれているか?」です。 若い時は過干渉とか、過剰な愛情に対する反発心、反抗心から 「うるせぇなぁ」という反応になっていました。 しかし、年齢を重ねて最近では悲しいという感情の方が多くなってきたのです。 あれ?まだ心配をさせてしまっているのかな? どうしたら安心してくれるのだろう? と、冷静に考えてしまいます。 「しんぱい」より「しんらい」の方が嬉しい。 「ぱ」を「ら」に変えるだけできっとたくさんの人が幸せになります。 「あなたならきっと大丈夫。私の子どもだから」 そう言われたい子どもがたくさんいるはずです。 まとめ 親や上司へ 心配ではなく信頼を。 あなたの子どもならきっとできるし、あなたの部下ならきっとできます。 子どもや部下の人へ 親や上司を変えることはできません。 相手もまた不完全であることを理解して、心の中で心配は下手っぴな愛情表現なんだと変換してみましょう。あなたを大切に思うがあまりに押し付けてしまっているだけです。 過度な心配は攻撃に等しい。 真っ直ぐな愛情表現を心がけていきましょう。 感情の行き違いなど、コミュニケーションの課題を解決するには 立場や経験の違いから、同じことを話していても解釈が異なってしまいコミュニケーションが複雑になった経験はないでしょうか? そんな時、伝える側と受け取る側がどのようなことを注意するべきなのか? 円滑なコミュニケーションを行い生産性を向上させるヒントを公式LINEにて配信中です。 今日からすぐに実践できるコミュニケーションのコツを知りたい方は下のボタンからLINEを追加し配信を受け取ってください! 事務局:スズキヒラク ワンネス経営®︎公式LINEを追加!
2023.10.05
インクルーシブ・リーダーシップに求められるリーダーの資質とは?高めるためのヒントも紹介
チームづくりメンバーが持つリーダーとしての資質を引き出しながら組織全体の力を向上させる手法として、インクルーシブ・リーダーシップに注目が集まっています。 そのため、インクルーシブ・リーダーシップを自社に取り入れて活用したいという方も多いのではないでしょうか。 インクルーシブ・リーダーシップを導入する際は、求められるリーダーの資質などについて把握しておくことが重要です。 今回は、インクルーシブ・リーダーシップに求められるリーダーの資質について解説し、インクルーシブ・リーダーシップを高めるためのヒントも紹介します。 インクルーシブ・リーダーシップへの取り組みを前向きに考えている場合、ぜひ参考にしてみてください。 インクルーシブ・リーダーシップに求められるリーダーの資質 インクルーシブ・リーダーシップに求められるリーダーの資質は、下記の6つです。 コミットメントする力 謙虚な心 バイアスに対する認識 旺盛な好奇心 異文化への適応能力 協働促進する力 それぞれ解説します。 1.コミットメントする力 インクルーシブ・リーダーの資質として、コミットメントする力が挙げられます。 具体的には、多様性への本気の取り組みを明言し、現状に対する疑問の投げかけや説明責任を課すことなどを通して問題を解決する能力です。 また、組織のビジョンと価値観を共有し、それを推進するための行動を優先します。 2.謙虚な心 インクルーシブ・リーダーは、自分自身の能力の限界や弱点を認識しています。 そのため、謙虚な心を持っており、素直に過ちを認めたり、部下に丁寧な対応をしたりすることができます。 3. バイアスに対する認識 自分自身が持ち合わせるバイアス(偏見)を認識し、それが他人への評価や意思決定に影響を及ぼさないようにすることもインクルーシブ・リーダーの資質の一つです。 また、一人ひとりやシステムには欠点があることを認めた上で、実力主義の徹底に尽力します。 4.旺盛な好奇心 インクルーシブ・リーダーには、新しいアイデアや異なる視点に対する旺盛な好奇心を持ち、それらについて学び続けられるという資質があります。 さらに、他者に対しても深い好奇心を持つため、人の言葉にしっかり耳を傾けて共感し、理解しようと努力します。 5. 異文化への適応能力 インクルーシブ・リーダーは、異文化への適応能力を持ち、異なる文化背景を持つメンバーと効果的に協働することが可能です。 そのためには、それぞれの文化の知識を学ぶのはもちろん、社会情勢などをアップデートする必要もあります。 6. 協働促進する力 チーム内での協働を促進し、メンバー全員が貢献できる環境を作り出すこともインクルーシブ・リーダーの資質と言えます。 メンバー一人ひとりを尊重してさまざまな価値観を認め、心理的安全性に配慮し、組織の団結力向上に努めます。 インクルーシブ・リーダーシップを高めるためのヒント インクルーシブ・リーダーシップを高めるには、次の3つのヒントが参考になります。 多様性に基づくビジョンを持つ コミュニケーションやフィードバックを行う メンバーの多様性を活用する それぞれ解説します。 多様性に基づくビジョンを持つ インクルーシブ・リーダーシップを高めるために重要なのは、リーダーが明確なビジョンを持つことです。 また、多様性の重要性を深く理解し、その意識を持つ必要もあります。 リーダー自身が多様性を尊重し、それを組織全体に浸透させるための基盤作りが大切です。 コミュニケーションやフィードバックを行う オープンで透明なコミュニケーションもインクルーシブ・リーダーシップを高めるために必要です。 これにより、メンバー全員が情報にアクセスし、意思決定プロセスに参加できるようになります。 また、フィードバックは成長と改善のために欠かせないプロセスです。 リーダーはフィードバックを適切に行うことでメンバーのパフォーマンスを向上させることができます。 メンバーの多様性を活用する リーダーがメンバーの多様性を活かす努力をすることも、インクルーシブ・リーダーシップを高めるヒントの一つです。 メンバー一人ひとりが持つ独自のスキルや視点を認識し、最大限に活用することが求められます。 さらに、リーダーは多様性を促進するための取り組みを率先して進め、組織全体の意識を変える必要もあります。 まとめ インクルーシブ・リーダーには、コミットメントする力、謙虚な心、バイアスに対する認識、旺盛な好奇心、異文化への適応能力、協働促進する力の6つの資質が必要です。 また、多様性に基づくビジョンを持つ、コミュニケーション・フィードバックを行う、メンバーの多様性を活用するといったヒントに基づいて高めると良いでしょう。 今回の記事を参考に、インクルーシブ・リーダーシップを積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか。
ワンネス経営®プログラムは、インナーブランディング強化というアプローチを通して、 お客様企業が求める成果を達成していくという「新しいチームビルディングのプログラム」です。 イメージが持ちづらい点があるかもしれませんが、どうぞお気軽にご質問、ご相談ください。